Getting Things Done

Hierbij dan het laatste bericht voor m’n vakantie. Deze keer kort en eigenlijk alleen een tip: als het je moeite kost om voor je vakantie een beetje overzicht te krijgen over wat je nog moet doen voor je vakantie en wat er kan wachten tot na je vakantie, kan ik je aanraden om je je eens te verdiepen in de methode Getting Things Done van David Allen www.gettingthingsdone.com of in het Nederlands via www.meereffect.nl.

Ook als je juist voor de vakantie altijd zo’n heerlijk gevoel hebt, dat je alles precies op orde hebt, maar die ervaring alleen voor de vakantie hebt, is het goed om daar eens een kijkje te nemen. Als je die methode goed gebruikt, heb je dat opgeruimde gevoel elke dag. Inmiddels heb ik er ruim een jaar ervaring mee en ben er zeer goed over te spreken. Bij mij werkt het echt en het kost eigenlijk geen tijd extra nadat je het eenmaal goed heb ingericht (in mijn geval in Microsoft Outlook).

Advertenties

Geautomatiseerd verwerken van facturen

Digitaal factureren is al een tijdje een hot item. Hierbij gaat het vrijwel altijd over het verzenden van facturen. Maar hoe zit het met het verwerken ervan, dus aan de ontvangende kant? Het lijkt me niet overdreven om te stellen, dat het daar momenteel meestal voor minder efficiency zorgt door twee processen naast elkaar (papier en digitaal) of dat de factuur daar ‘gewoon’ wordt geprint en op dezelfde manier wordt verwerkt als de facturen die op papier zijn ontvangen.

Mijn ervaring is, dat digitale facturen nogal eens worden verzonden in pdf-formaat, wat het gemakkelijk verwerken niet echt bevordert. Ook documenten uit een tekstverwerker of een spreadsheet komen voor, wat nog dramatischer is. Een gestandaardiseerd xml-bericht (bijv. UBL 2.0) ontbreekt vrijwel altijd, waardoor directe verwerking in de crediteurenadministratie niet kan.

Meestal wordt zo’n factuur daarom op de gebruikelijke manier handmatig geboekt. Om zo’n factuur te kunnen boeken in een financiële administratie heb je op z’n minst twee monitoren nodig als je de benodigde verwerkingstijd niet toe wilt laten nemen door eindeloos wisselen tussen de vensters met de factuur en de financiële applicatie.

Momenteel ben ik bezig om een oplossing te zoeken, waarmee beide factuurstromen kunnen worden gescand, herkend en automatisch geboekt in de crediteurenadministratie. De tijd dat alle facturen digitaal volgens standaarden worden uitgewisseld, ligt naar mijn idee nog wel een aantal jaren weg, dus tijd investeren in geautomatiseerde verwerking van papieren en pdf-facturen is zeker zinvol als dit op korte termijn gebeurt. Tot die tijd lijkt mij de beste oplossing het digitaliseren van alle facturen, die op papier binnen komen en het tot standaardproces verheffen van het verwerken van deze gedigitaliseerde stroom.

Inmiddels ben ik er wel achter, dat er goede oplossingen beschikbaar zijn om dit mogelijk te maken. Kostentechnisch lijkt het ook zeker interessant. Voor m’n vakantie hoop ik voor onze eigen organisatie nog een berekening hiervan te maken. De collega’s, die inkoopfacturen verwerken, hebben gedurende een maand precies geregistreerd hoeveel tijd ze daaraan kwijt zijn, dus een reële berekening gaat vast lukken.

Uitdagingen zijn er ook:

  • Hoe verwerken we pdf-bestanden, waarin meerdere facturen zijn opgenomen? Papieren facturen worden verwerkt met bijv. een barcodesticker, maar in pdf-bestanden kan dat uiteraard niet.
  • Hoe verwerken we facturen, die betrekking hebben op een langere periode (abonnementen, verzekeringen, e.d.) direct als transitorische post in de financiële administratie? Dit is van groot belang voor realistische exploitatieoverzichten.
  • Kan de digitale factuur worden opgeslagen in het dossier van de crediteur, zodat alle belanghebbende medewerkers er via de gebruikelijke applicatie bij kunnen zonder een extra archiefapplicatie te moeten gebruiken?
  • Kan de oplossing overweg met meerdere administraties? Als accountantskantoor willen we deze oplossing ook voor onze cliënten kunnen gebruiken, dus dit punt is van niet de onderschatten belang.

Als ik weet welke oplossing we gaan kiezen, hoop ik hier zeker nog een vervolg te plaatsen.

Uitbreiding intranet

Gisteren heb ik een eerste concept gereed gemaakt voor een uitbreiding op ons intranet. Technisch misschien niet bijzonder meer, maar een accountantsorganisatie waar steeds meer vraag is naar zo’n oplossing ter ondersteuning van vaktechnische commissies en kennisgroepen is naar mijn idee toch nog niet zo heel gangbaar. Vooral niet omdat deze zelfde commissies en kennisgroepen het alleenrecht op het publiceren van kennis kwijt raken: iedereen mag namelijk gaan laten zien wat hij/zij weet en de gebruiker er van bepaalt hoeveel waarde hij er aan hecht.

De gekozen opzet voor het intranet heeft de volgende onderdelen:

  • Knowledge Base / Wiki t.b.v. kennisdocumenten
  • Persoonlijke profielen van alle medewerkers, die de medewerkers zelf beheren
  • Discussieforums
  • Weblogs

Niet echt wereldschokkend, maar door de samenhang hierin verwachten we wel dat we alle beschikbare informatie beter terug kunnen gaan vinden en dus beter gaan gebruiken. De vraag hiernaar bestaat al langere tijd, dus het initiatief hoefde niet vanuit de hoek van de ICT te komen. Ook is de drempel er uit, dat alleen bepaalde medewerkers kunnen publiceren na bespreking/goedkeuring/enz. Best leuk!

Na redelijk uitgebreid zoeken, hebben we voor dit concept gekozen voor een oplossing op basis van Sharepoint. Die oplossing voldoet en is voor ons praktisch, omdat we in onze infrastructuur alleen Windows als besturingssysteem gebruiken. Uiteindelijk gaat het om de kennis, die wordt gedeeld en gebruikt, dus technisch hebben we een standaardoplossing gekozen.

En nu maar lekker aan de slag om het concept verder uit te werken naar een definitief geheel, voor zover zoiets definitief zou kunnen worden natuurlijk.

%d bloggers liken dit: