Geautomatiseerd verwerken van facturen

Digitaal factureren is al een tijdje een hot item. Hierbij gaat het vrijwel altijd over het verzenden van facturen. Maar hoe zit het met het verwerken ervan, dus aan de ontvangende kant? Het lijkt me niet overdreven om te stellen, dat het daar momenteel meestal voor minder efficiency zorgt door twee processen naast elkaar (papier en digitaal) of dat de factuur daar ‘gewoon’ wordt geprint en op dezelfde manier wordt verwerkt als de facturen die op papier zijn ontvangen.

Mijn ervaring is, dat digitale facturen nogal eens worden verzonden in pdf-formaat, wat het gemakkelijk verwerken niet echt bevordert. Ook documenten uit een tekstverwerker of een spreadsheet komen voor, wat nog dramatischer is. Een gestandaardiseerd xml-bericht (bijv. UBL 2.0) ontbreekt vrijwel altijd, waardoor directe verwerking in de crediteurenadministratie niet kan.

Meestal wordt zo’n factuur daarom op de gebruikelijke manier handmatig geboekt. Om zo’n factuur te kunnen boeken in een financiële administratie heb je op z’n minst twee monitoren nodig als je de benodigde verwerkingstijd niet toe wilt laten nemen door eindeloos wisselen tussen de vensters met de factuur en de financiële applicatie.

Momenteel ben ik bezig om een oplossing te zoeken, waarmee beide factuurstromen kunnen worden gescand, herkend en automatisch geboekt in de crediteurenadministratie. De tijd dat alle facturen digitaal volgens standaarden worden uitgewisseld, ligt naar mijn idee nog wel een aantal jaren weg, dus tijd investeren in geautomatiseerde verwerking van papieren en pdf-facturen is zeker zinvol als dit op korte termijn gebeurt. Tot die tijd lijkt mij de beste oplossing het digitaliseren van alle facturen, die op papier binnen komen en het tot standaardproces verheffen van het verwerken van deze gedigitaliseerde stroom.

Inmiddels ben ik er wel achter, dat er goede oplossingen beschikbaar zijn om dit mogelijk te maken. Kostentechnisch lijkt het ook zeker interessant. Voor m’n vakantie hoop ik voor onze eigen organisatie nog een berekening hiervan te maken. De collega’s, die inkoopfacturen verwerken, hebben gedurende een maand precies geregistreerd hoeveel tijd ze daaraan kwijt zijn, dus een reële berekening gaat vast lukken.

Uitdagingen zijn er ook:

  • Hoe verwerken we pdf-bestanden, waarin meerdere facturen zijn opgenomen? Papieren facturen worden verwerkt met bijv. een barcodesticker, maar in pdf-bestanden kan dat uiteraard niet.
  • Hoe verwerken we facturen, die betrekking hebben op een langere periode (abonnementen, verzekeringen, e.d.) direct als transitorische post in de financiële administratie? Dit is van groot belang voor realistische exploitatieoverzichten.
  • Kan de digitale factuur worden opgeslagen in het dossier van de crediteur, zodat alle belanghebbende medewerkers er via de gebruikelijke applicatie bij kunnen zonder een extra archiefapplicatie te moeten gebruiken?
  • Kan de oplossing overweg met meerdere administraties? Als accountantskantoor willen we deze oplossing ook voor onze cliënten kunnen gebruiken, dus dit punt is van niet de onderschatten belang.

Als ik weet welke oplossing we gaan kiezen, hoop ik hier zeker nog een vervolg te plaatsen.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: