Cursussen en trainingen?!?!

De tijd van veel cursussen en trainingen staat weer voor de deur. In het najaar, als het wat minder druk zou moeten zijn, worden er genoeg georganiseerd. Maar werken cursussen en trainingen nu wel of niet om in het dagelijkse werk een stap verder te komen, kennisachterstand in te halen of vaardigheden op te doen?

Mijn idee is dat de reden, waarom iemand een cursus nodig denkt te hebben, al heel veel zegt. De een gebruikt het argument “Maar daar heb ik nooit een cursus voor gevolgd” als reden om iets vooral op de oude manier te blijven doen, de ander “Daar zou ik best meer van willen weten” om een stap verder te komen. Zou het zo kunnen zijn, dat er niets verandert als de eerste een cursus aangeboden krijgt en dat het rendement er wel is bij de ander? Mijn indruk is van wel.

In het eerste geval ziet de medewerker waarschijnlijk weinig nut in het volgen van een cursus of training, doordat hij geen probleem ervaart. Om de opgedane kennis dan in de praktijk toe te gaan passen, moet hij eerst gaan zien wat het oplevert. In het tweede geval is het probleem duidelijk en weet de medewerker ook goed genoeg wat hij beter wil gaan doen en wat hij wil bereiken met de cursus of training.

Maar hoe kunnen we het effect hiervan meten en de juiste richting bepalen voor de toekomst? Voorlopig iets om over na te denken. Bij de huidige snelheid van ontwikkelingen in onze kenniseconomie wel van belang om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen en te houden.

Advertenties

Wat is e-Factureren?

Na het besluit van staatssecretaris De Jager op 12 februari 2009, dat elektronische facturen vorm- en middelvrij mogen worden verstuurd, is e-factureren nogal in de belangstelling komen te staan. Maar wat e-factureren nu eigenlijk? Is het versturen van een factuur als pdf-bestand ook e-factureren? En waar is die besparing van 600 miljoen euro op gebaseerd, die het nieuws nogal eens haalt als het gaat op e-factureren?

Gisteren, 9 september 2009, werd in het MediaPlaza in Utrecht een seminar gehouden over e-factureren. Daar werd door de dagvoorzitter, Friso de Jong van Factuurwijzer de vraag gesteld of we bij het versturen van facturen in pdf-formaat eigenlijk niet zouden moeten praten over ‘lastenverschuiving’? Dit soort facturen kunnen niet automatisch in de administratie worden verwerkt en zullen daarom over het algemeen door de ontvanger worden geprint.

Als het gaat om echt e-factureren, moet de ontvanger de factuur direct automatisch in de administratie kunnen verwerken. Daar is de grootste efficiencyslag te maken. In het rekenvoorbeeld van de 600 miljoen euro wordt de besparing ook voor 80% toegekend aan het verwerken van elektronisch ontvangen facturen, dus 4 x zoveel in het verwerken als in het verzenden. Staatssecretaris De Jager, die aan het einde van de dag langs kwam om het boekje “E-Factureren voor het bedrijfsleven” in ontvangst te nemen en de website http://www.e-factureren.info/ te lanceren, benadrukte dit ook nog aan het einde van zijn verhaal: de overheid heeft het verzenden makkelijker gemaakt, maar kan er niet voor zorgen, dat bedrijven ze automatisch/efficiënter gaan verwerken.

Tijdens het seminar bleek duidelijk, dat het echte e-factureren nog in de kinderschoenen staat. Er waren voorbeelden van branches (bijv. bouw en woninginrichting) die al behoorlijk op weg zijn met ketenintegratie, wat nog veel verder gaat dan alleen elektronische facturen, en waar ook prijslijsten, orders, orderbevestigingen, pakbonnen, e.d. via de digitale weg gaan en automatisch worden verwerkt, maar dit zijn nog wel de uitzonderingen. Langzamerhand komen er wel steeds meer softwareleveranciers, die hun applicaties hier geschikt voor maken.

In het middagprogramma was er een interactieve discussie. Hieraan nam iemand deel, die werkzaam is in een groothandel, die levert aan allerlei bouwbedrijven, iemand die een juwelierszaak heeft en ik heb ook m’n bijdrage proberen te leveren. Bij elkaar was dit een interessante verdeling:

  • bouw: ketenintegratie tussen groothandels en bouwbedrijven is al heel vergaand mogelijk en wordt op redelijke schaal in de praktijk gebracht; overigens heeft deze branche in het gedeelte van de keten tussen fabrikant/importeur en groothandel nog niet zo’n mooie integratie en dus nog een weg te gaan;
  • juwelier: ketenintegratie is nog niet mogelijk, maar er wordt hard gewerkt om dit voor elkaar te krijgen;
  • accountancy: ketenintegratie redelijkerwijs niet mogelijk voor het verwerken van administraties van cliënten; daarom sterk de nadruk op het effeciënt verwerken van een grote variatie aan inkomende facturen.

De reacties uit de zaal kwamen al snel op gang, dus interactief was het zeker. Er is hier nog veel meer over te schrijven, maar voor nu laat ik het hierbij. Het idee is zo wel duidelijk, hoop ik, en anders zie ik de reacties vanzelf.

Geautomatiseerd verwerken van facturen (2)

Geautomatiseerd verwerken van facturen blijkt een ontwikkeling te zijn waar heel veel mogelijk is, maar wat ook behoorlijk veel zaken kent, waar de leveranciers tijdens gesprekken geen aandacht aan schenken en die toch zeker relevant zijn. Inmiddels heb ik van vier potentiële aanbieders een demo gehad en een voorstel hoe ze de oplossing voor onze organisatie in zouden vullen. Hierbij blijkt ook weer dat het vooraf definiëren van de eisen, wensen en randvoorwaarden bepaald geen overbodige luxe is. De oplossing die er in de demo het mooist uit zag, voldoet namelijk wel aan veel wensen, maar niet aan alle eisen.

Voor onze interne organisatie is het belangrijkste verschil tussen de geboden oplossingen de regelherkenning op facturen. Aangezien wij veel facturen verdelen over diverse kostenplaatsen, is dit een relevant punt om een hoog percentage te gaan scoren voor het automatisch verwerken. Bij alle aanbieders is te zien, dat ze in de markt van de grotere organisaties goed thuis zijn. Overigens was dit ook te merken aan de standaardkoppeling die bijna alle aanbieders hadden naar onze ERP applicatie.

In de accountancymarkt hebben we nog een uitdaging: geautomatiseerde verwerking van de administraties van cliënten. In tegenstelling tot onze interne organisatie met weinig administraties en relatief veel facturen per administratie praten we hier over veel administraties met relatief weinig facturen per administratie. Daarnaast moeten onze cliënten het naar keuze op papier of digitaal aan kunnen leveren en daar zit de grootste uitdaging, die we zeker op gaan lossen. Een voorbeeld van zaken om rekening mee te houden:

  • Cliënten ontvangen digitale facturen, die direct moeten kunnen worden doorgestuurd voor verwerking in hun administratie;
  • Of nog beter: wij bieden de cliënten een digitale facturenpostbus, waar ze hun leveranciers de facturen rechtstreeks heen kunnen laten sturen (maar hoe gaat het dan met de accordering van de facturen door de cliënt; nu krijgen we ze in de praktijk pas als de cliënt ze akkoord vindt);
  • Digitale facturen kunnen op dit moment zowel pdf- als xml-berichten zijn;
  • Cliënten scannen facturen van wisselende aantallen pagina’s in wisselende aantallen facturen per scanopdracht.

Voor kleine ondernemingen is er nog een andere oplossing, die in onlangs voor het eerst heb gezien: Yuki. Eigenlijk is dit een boekhoudpakket, waarin de gebruikers alleen nog maar documenten zien (facturen, bankafschriften, e.d.) en geen journaalposten. Hier hoop ik binnenkort nog een afzonderlijk stukje over te schrijven, want dat is het zeker waard.

%d bloggers liken dit: