Geautomatiseerd verwerken van facturen (2)

Geautomatiseerd verwerken van facturen blijkt een ontwikkeling te zijn waar heel veel mogelijk is, maar wat ook behoorlijk veel zaken kent, waar de leveranciers tijdens gesprekken geen aandacht aan schenken en die toch zeker relevant zijn. Inmiddels heb ik van vier potentiële aanbieders een demo gehad en een voorstel hoe ze de oplossing voor onze organisatie in zouden vullen. Hierbij blijkt ook weer dat het vooraf definiëren van de eisen, wensen en randvoorwaarden bepaald geen overbodige luxe is. De oplossing die er in de demo het mooist uit zag, voldoet namelijk wel aan veel wensen, maar niet aan alle eisen.

Voor onze interne organisatie is het belangrijkste verschil tussen de geboden oplossingen de regelherkenning op facturen. Aangezien wij veel facturen verdelen over diverse kostenplaatsen, is dit een relevant punt om een hoog percentage te gaan scoren voor het automatisch verwerken. Bij alle aanbieders is te zien, dat ze in de markt van de grotere organisaties goed thuis zijn. Overigens was dit ook te merken aan de standaardkoppeling die bijna alle aanbieders hadden naar onze ERP applicatie.

In de accountancymarkt hebben we nog een uitdaging: geautomatiseerde verwerking van de administraties van cliënten. In tegenstelling tot onze interne organisatie met weinig administraties en relatief veel facturen per administratie praten we hier over veel administraties met relatief weinig facturen per administratie. Daarnaast moeten onze cliënten het naar keuze op papier of digitaal aan kunnen leveren en daar zit de grootste uitdaging, die we zeker op gaan lossen. Een voorbeeld van zaken om rekening mee te houden:

  • Cliënten ontvangen digitale facturen, die direct moeten kunnen worden doorgestuurd voor verwerking in hun administratie;
  • Of nog beter: wij bieden de cliënten een digitale facturenpostbus, waar ze hun leveranciers de facturen rechtstreeks heen kunnen laten sturen (maar hoe gaat het dan met de accordering van de facturen door de cliënt; nu krijgen we ze in de praktijk pas als de cliënt ze akkoord vindt);
  • Digitale facturen kunnen op dit moment zowel pdf- als xml-berichten zijn;
  • Cliënten scannen facturen van wisselende aantallen pagina’s in wisselende aantallen facturen per scanopdracht.

Voor kleine ondernemingen is er nog een andere oplossing, die in onlangs voor het eerst heb gezien: Yuki. Eigenlijk is dit een boekhoudpakket, waarin de gebruikers alleen nog maar documenten zien (facturen, bankafschriften, e.d.) en geen journaalposten. Hier hoop ik binnenkort nog een afzonderlijk stukje over te schrijven, want dat is het zeker waard.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: