Samenwerken aan bestanden en meer…

Iedereen kent het wel: het niet beschikbaar hebben van benodigde bestanden op de juiste computer (bijv. privé of zakelijk). Of: het met iemand van buiten de organisatie samen moeten werken aan één bestand, waarbij uitwisseling van versies plaatsvindt via e-mail, met alle bijbehorende risico’s van gebruik van een verkeerde versie. Hoe meer we samenwerken met personen van buiten de eigen organisatie, hoe vaker we hier tegenaan gaan lopen. Of anders gezegd: hoe intensiever we deel uit gaan maken van de kenniseconomie, hoe vaker we dit soort zaken nodig hebben.

Via internet zijn hier mooie oplossingen voor beschikbaar, waarvan een deel ook nog gratis te gebruiken is met vaak alleen wat beperkingen, die de meeste mensen niet eens opmerken: bijv. de totale hoeveelheid data die mag worden opgeslagen of wat geavanceerde features, die alleen van belang worden bij het samenwerken met grotere groepen.


Een van de oplossingen, die volledig online werkt, is Box.net. Deze oplossing kan ook worden toegevoegd als applicatie binnen LinkedIn. Box.net is vooral gericht op samenwerken en beschikt daarvoor bijv. ook over disscussieforums en het koppelen van taken aan documenten. Voor het eenvoudig delen van of samenwerken aan bestanden is dit een praktische oplossing. Het enige nadeel, dat ik heb kunnen vinden, in de Lite-versie (gratis) is het ontbreken van versiebeheer.

Een andere oplossing, waarvoor je wel wat software moet installeren (beschikbaar voor Windows, Linux, Mac en iPhone) is Dropbox. Deze oplossing is gericht op het synchroon laten lopen van mappen en bestanden tussen meerdere computers. Uiteraard verloopt dit via je account bij Dropbox op internet. Dit kan ook op meerdere computers, waardoor je bestanden eenvoudig op meerdere computers beschikbaar kunt houden. De opties om samen te werken aan bestanden zijn wat basaler dan bij Box.net, maar bestanden delen is wel mogelijk. Daarnaast zijn ook hierbij alle bestanden te benaderen via internet, ook als de applicatie niet is geïnstalleerd. Het voordeel van deze oplossing is, dat je de bestanden ook beschikbaar kunt hebben als er geen verbinding is met internet.

Een wat andere insteek heeft Evernote. Deze oplossing is vooral bedoeld om gevonden informatie te ‘capturen’, bijv. een stuk tekst van een pagina op internet, e-mailberichten en andere notities. Zelf gebruik ik Evernote vooral om interessante pagina’s van internet te bewaren (rechtermuisknop, Add to Evernote en de tekst van de pagina is toegevoegd aan mijn ‘Evernote database’). Direct naar Evernote mailen en Twitteren is ook mogelijk. De source URL’s worden automatisch opgeslagen bij de ‘notes’, toevoegen van eigen tags is mogelijk en het aanmaken en delen van meerdere databases is mogelijk. Ook hierbij is alles via internet te raadplegen. Het voordeel van Evernote ten opzichte van het bewaren van alleen de URL’s is, dat je de informatie nog steeds beschikbaar hebt, ook als de webpagina of site niet meer bestaat.

De laatste, die ik hier maar kort wil noemen, omdat het wat minder is gericht op het samenwerken aan bestanden en meer op projectmanagement, is Basecamp, een van de oplossingen van 37signals. Voor projectmanagement werkt dit ideaal, zeker als er personen van buiten de organisatie bij betrokken zijn. De gratis versie staat maximaal één actief project toe en mist de mogelijkheid om bestanden toe te voegen. Als dat nodig is, is het de betaalde versie zeker waard.

Nog enkele aandachtspunten met betrekking tot het op deze manier samenwerken:

  • Zakelijke informatie moet uiteindelijk wel worden opgeslagen binnen bedrijfsnetwerk. Het risico bestaat dat ook belangrijke voorlopige en definitieve versies uiteindelijk alleen extern blijven staan en niet op de normale locatie binnen het bedrijfsnetwerk.
  • Vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging zitten best wel risico’s aan deze manier van werken. Het buiten het bedrijf krijgen van vertrouwelijke bedrijfs- en cliëntinformatie is hiermee best makkelijk geworden. Overigens moeten we dit niet overdrijven, want de meeste informatie kan ook via een USB-stick worden meegenomen en dat kan ook bijna overal.

Blokkeren om deze aandachtspunten moeten we dit soort dingen zeker niet in een kenniseconomie, waarin samenwerken op alle mogelijke manieren juist zo belangrijk is. Hierbij moet ik wel aantekenen, dat ik Dropbox van een heel andere orde vind dan Box.net, doordat de bestanden bij de eerste via de synchronisatie redelijk automatisch op niet beveiligde plaatsen terecht kunnen komen.

Advertenties

Procesoptimalisatie houdt nooit op

Als processen goed lopen is de neiging groot om het te laten zoals het is. Gelukkig hebben wij op alle afdelingen, zowel intern als cliëntgericht, wel collega’s zitten die altijd vooruit blijven denken. Zo ook op de afdeling P&O. Daardoor hebben wij dit jaar met elkaar al weer behoorlijk veel voorbereid en verbeterd en zijn daar nu ook nog druk mee bezig. Een voorbeeld hiervan zal ik nu proberen toe te lichten om een idee te geven van wat er mogelijk is. Het zal een behoorlijk lang verhaal worden, maar het is de moeite waard om te lezen, denk ik.

We maken al een aantal jaren gebruik van HRM software. Het registeren en signaleren is hierdoor al sterk verbeterd, maar dat is nog lang niet voldoende om processen optimaal te laten verlopen. Bijv: in het proces van het openstellen van een vacature tot de eerste werkdag (of eigenlijk de eerste werkdag na het einde van de proeftijd) vinden heel veel acties plaats, waarbij alle interne afdelingen betrokken zijn:

  • Personeel & Organisatie: alles rondom werving, selectie, contracten, leaseauto, aanmelding pensioenregeling en arbodienst, coördineren van het gesprek aan het einde van de proeftijd, enz.
  • Administratie: tarieven, e.d.
  • Facilitair: werkplek
  • ICT: gebruikersaccounts, licenties, laptop/desktop
  • Communicatie: visitekaartjes (afhankelijk van functie)
  • Secretariaat: o.a. in verband met de ontvangst op de eerste werkdag

Begin dit jaar zijn we begonnen om al deze zaken precies in kaart te brengen in de vorm van een checklist met als doel het tijdig informeren van de stafafdelingen onderling. Nadat deze gereed was, is deze checklist een aantal keren gebruikt. Nu die duidelijk en compleet is, gaan we weer een stap verder: het verder automatiseren van het hele proces om het administratieve/registratieve werk te verminderen en de bewaking van het hele proces eenvoudiger te maken.

Ik zal je niet vermoeien met alle details, maar een paar van de belangrijkste punten die we gerealiseerd hebben of aan het realiseren zijn, ga ik nu kort toelichten:

  • Het volledige administratieve proces rond vacatures en sollicitanten gaat bijna automatisch, inclusief het genereren van de benodigde brieven en het bewaken van termijnen;
  • Arbeidsovereenkomsten worden bijna automatisch gegenereerd;
  • De workflows t.b.v. de stafafdelingen worden automatisch gestart als de sollicitant in HRM is omgezet naar een medewerker;
  • De mentor van de nieuwe medewerker krijgt een week voor indiensttreding van de nieuwe medewerker automatisch een herinnering;
  • Twee weken voor het einde van de proeftijd krijgt de mentor de workflowtaak “Gesprek einde proeftijd voeren” toegekend, doordat automatisch de workflow wordt gestart.

Uiteraard moeten dit soort dingen goed worden ingericht en processen worden aangepast. Een paar voorbeelden:

  • Sollicitaties vastleggen in HRM wordt de eerste actie als een sollicitatie binnenkomt. Even laten liggen en achteraf registreren is niet meer aan de orde, want anders kan de ontvangstbevestiging voor de sollicitatie niet eens worden gemaakt;
  • De medewerker wordt geregistreerd in HRM op het moment dat hij/zij akkoord gaat met de aangeboden functie en arbeidsvoorwaarden. Het contract kan daarna grotendeels automatisch worden gegenereerd. Oude werkwijze: registreren als het contract ondertekend retour was ontvangen.
  • In de functietabel moet worden vastgelegd bij welke functies visitekaartjes worden verstrekt. Alleen als dit goed is vastgelegd, kan automatisch de taak voor het bestellen hiervan worden gegenereerd. Altijd deze taak genereren zorgt voor veel overbodige taken, die vervolgens niet nodig zijn, maar waar dan wel telkens iemand over na moet denken.

Het werk dat uiteindelijk overblijft, is datgene waarvoor de collega’s hebben gestudeerd en waar ze goed in zijn. Alle energie die we hier nu in steken, gaan we dus zeker terugverdienen en het werk wordt er ook nog leuker op.

Video’s in plaats van handleidingen

Vandaag heb ik een eerste instructievideo gemaakt voor een onderdeel van onze CRM applicatie. Tot nu toe werkten wij altijd met korte handleidingen om de combinatie tussen de applicatie en onze procedures duidelijk uiteen te zetten, maar het effect hiervan viel vaak tegen. Een handleiding als naslagwerk na een cursus was wel nodig, maar een handleiding om collega’s ergens mee aan de gang te zetten, werkte niet echt.

De komende tijd staan er weer een aantal ontwikkelingen op het programma, waar op een of andere manier toch een instructie voor moet worden gemaakt. Om mezelf de frustratie te besparen van het maken van handleidingen, die toch niet worden gebruikt, ben ik vandaag eens aan de slag gegaan met CamStudio, een open source screen recorder en een eenvoudige tafelmicrofoon, die ik gisteren had gehaald bij een computerzaak. Het idee voor deze instructievideo’s heb ik opgedaan op http://www.profitvideotraining.nl/, dus echt origineel is het niet, maar wel handig.

Na vier pogingen heb ik nu eindelijk een resultaat, waar ik als ‘newbie’ zelf best wel tevreden mee ben. Alles bij elkaar was het best wel een puzzel, maar dat heeft ook wel weer wat. Een beetje stoeien met volumeinstellingen, schermresoluties, introductieschermpje, enz. levert dan toch wel weer wat op. Nu maar afwachten wat de collega’s ervan vinden.

Voorlopig heb ik het resultaat nog maar even op ons intranet gezet. Voor de beelden heb ik onze live CRM-omgeving gebruikt en om nu een lijst met namen van onze cliënten op YouTube te zetten, lijkt me ook niet helemaal handig. Binnenkort ga ik nog maar eens zoeken naar een makkelijke manier om zoiets er wat anoniemer uit te laten zien, want YouTube is toch wel wat handiger dan het intern optuigen van een server, die dit soort dingen op wat grotere schaal aankan.

Toch Twitter maar eens proberen…

Gisteren las ik de opmerking “Over het nut van Twitter wordt veel geschreven, vooral door niet-Twitteraars” en daarbij begon ik me eigenlijk een beetje schuldig te voelen. Ik had ook wel zo m’n ideeën over Twitter, die ik gerust ook nog durf te vertellen als het ter sprake komt, maar zelf heb ik nog niet eens een Twitter account. Wel heb ik een tijdje geleden op Yammer eens een account aangemaakt, maar daar is dat toen ook bij gebleven, want daar is het alleen leuk samen met collega’s.

Om even door te gaan op Yammer: dit is een variant op Twitter, waarbij alleen members met een e-mailadres met dezelfde @domeinnaam.xx elkaar kunnen volgen, een ‘Enterprise microblogging system”. Dit heeft zo z’n voordelen, omdat je veel flexibeler kunt zijn in het delen van allerlei informatie, doordat toch alleen collega’s het kunnen zien. Anderzijds kan dit ook een nadeel zijn, doordat je hiermee geen contact hebt met de buitenwereld. Overigens kun je hier voor Twitter gebruiken en door gebruik van de hashtag #yam automatisch de tweet ook naar Yammer sturen.

Net kwam ik nog een leuke video tegen over Twitter en Twitter Search. Zeker de moeite waard om te bekijken en het zegt veel meer dan ik in een paar zitten kan omschrijven!

Ik ga aan de gang met Yammer (de eerste uitnodiging naar een paar collega’s is al verstuurd) en daarna met twitter.com/accict, kijken wat het meest toevoegt voor mij. Het lijkt me best leuk, maar of het wat is voor mij, zal blijken. Een blog leek me eerst ook niets, maar is toch best leuk.

%d bloggers liken dit: