Procesoptimalisatie houdt nooit op

Als processen goed lopen is de neiging groot om het te laten zoals het is. Gelukkig hebben wij op alle afdelingen, zowel intern als cliëntgericht, wel collega’s zitten die altijd vooruit blijven denken. Zo ook op de afdeling P&O. Daardoor hebben wij dit jaar met elkaar al weer behoorlijk veel voorbereid en verbeterd en zijn daar nu ook nog druk mee bezig. Een voorbeeld hiervan zal ik nu proberen toe te lichten om een idee te geven van wat er mogelijk is. Het zal een behoorlijk lang verhaal worden, maar het is de moeite waard om te lezen, denk ik.

We maken al een aantal jaren gebruik van HRM software. Het registeren en signaleren is hierdoor al sterk verbeterd, maar dat is nog lang niet voldoende om processen optimaal te laten verlopen. Bijv: in het proces van het openstellen van een vacature tot de eerste werkdag (of eigenlijk de eerste werkdag na het einde van de proeftijd) vinden heel veel acties plaats, waarbij alle interne afdelingen betrokken zijn:

  • Personeel & Organisatie: alles rondom werving, selectie, contracten, leaseauto, aanmelding pensioenregeling en arbodienst, coördineren van het gesprek aan het einde van de proeftijd, enz.
  • Administratie: tarieven, e.d.
  • Facilitair: werkplek
  • ICT: gebruikersaccounts, licenties, laptop/desktop
  • Communicatie: visitekaartjes (afhankelijk van functie)
  • Secretariaat: o.a. in verband met de ontvangst op de eerste werkdag

Begin dit jaar zijn we begonnen om al deze zaken precies in kaart te brengen in de vorm van een checklist met als doel het tijdig informeren van de stafafdelingen onderling. Nadat deze gereed was, is deze checklist een aantal keren gebruikt. Nu die duidelijk en compleet is, gaan we weer een stap verder: het verder automatiseren van het hele proces om het administratieve/registratieve werk te verminderen en de bewaking van het hele proces eenvoudiger te maken.

Ik zal je niet vermoeien met alle details, maar een paar van de belangrijkste punten die we gerealiseerd hebben of aan het realiseren zijn, ga ik nu kort toelichten:

  • Het volledige administratieve proces rond vacatures en sollicitanten gaat bijna automatisch, inclusief het genereren van de benodigde brieven en het bewaken van termijnen;
  • Arbeidsovereenkomsten worden bijna automatisch gegenereerd;
  • De workflows t.b.v. de stafafdelingen worden automatisch gestart als de sollicitant in HRM is omgezet naar een medewerker;
  • De mentor van de nieuwe medewerker krijgt een week voor indiensttreding van de nieuwe medewerker automatisch een herinnering;
  • Twee weken voor het einde van de proeftijd krijgt de mentor de workflowtaak “Gesprek einde proeftijd voeren” toegekend, doordat automatisch de workflow wordt gestart.

Uiteraard moeten dit soort dingen goed worden ingericht en processen worden aangepast. Een paar voorbeelden:

  • Sollicitaties vastleggen in HRM wordt de eerste actie als een sollicitatie binnenkomt. Even laten liggen en achteraf registreren is niet meer aan de orde, want anders kan de ontvangstbevestiging voor de sollicitatie niet eens worden gemaakt;
  • De medewerker wordt geregistreerd in HRM op het moment dat hij/zij akkoord gaat met de aangeboden functie en arbeidsvoorwaarden. Het contract kan daarna grotendeels automatisch worden gegenereerd. Oude werkwijze: registreren als het contract ondertekend retour was ontvangen.
  • In de functietabel moet worden vastgelegd bij welke functies visitekaartjes worden verstrekt. Alleen als dit goed is vastgelegd, kan automatisch de taak voor het bestellen hiervan worden gegenereerd. Altijd deze taak genereren zorgt voor veel overbodige taken, die vervolgens niet nodig zijn, maar waar dan wel telkens iemand over na moet denken.

Het werk dat uiteindelijk overblijft, is datgene waarvoor de collega’s hebben gestudeerd en waar ze goed in zijn. Alle energie die we hier nu in steken, gaan we dus zeker terugverdienen en het werk wordt er ook nog leuker op.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: