Samenwerken aan bestanden en meer…

Iedereen kent het wel: het niet beschikbaar hebben van benodigde bestanden op de juiste computer (bijv. privé of zakelijk). Of: het met iemand van buiten de organisatie samen moeten werken aan één bestand, waarbij uitwisseling van versies plaatsvindt via e-mail, met alle bijbehorende risico’s van gebruik van een verkeerde versie. Hoe meer we samenwerken met personen van buiten de eigen organisatie, hoe vaker we hier tegenaan gaan lopen. Of anders gezegd: hoe intensiever we deel uit gaan maken van de kenniseconomie, hoe vaker we dit soort zaken nodig hebben.

Via internet zijn hier mooie oplossingen voor beschikbaar, waarvan een deel ook nog gratis te gebruiken is met vaak alleen wat beperkingen, die de meeste mensen niet eens opmerken: bijv. de totale hoeveelheid data die mag worden opgeslagen of wat geavanceerde features, die alleen van belang worden bij het samenwerken met grotere groepen.


Een van de oplossingen, die volledig online werkt, is Box.net. Deze oplossing kan ook worden toegevoegd als applicatie binnen LinkedIn. Box.net is vooral gericht op samenwerken en beschikt daarvoor bijv. ook over disscussieforums en het koppelen van taken aan documenten. Voor het eenvoudig delen van of samenwerken aan bestanden is dit een praktische oplossing. Het enige nadeel, dat ik heb kunnen vinden, in de Lite-versie (gratis) is het ontbreken van versiebeheer.

Een andere oplossing, waarvoor je wel wat software moet installeren (beschikbaar voor Windows, Linux, Mac en iPhone) is Dropbox. Deze oplossing is gericht op het synchroon laten lopen van mappen en bestanden tussen meerdere computers. Uiteraard verloopt dit via je account bij Dropbox op internet. Dit kan ook op meerdere computers, waardoor je bestanden eenvoudig op meerdere computers beschikbaar kunt houden. De opties om samen te werken aan bestanden zijn wat basaler dan bij Box.net, maar bestanden delen is wel mogelijk. Daarnaast zijn ook hierbij alle bestanden te benaderen via internet, ook als de applicatie niet is geïnstalleerd. Het voordeel van deze oplossing is, dat je de bestanden ook beschikbaar kunt hebben als er geen verbinding is met internet.

Een wat andere insteek heeft Evernote. Deze oplossing is vooral bedoeld om gevonden informatie te ‘capturen’, bijv. een stuk tekst van een pagina op internet, e-mailberichten en andere notities. Zelf gebruik ik Evernote vooral om interessante pagina’s van internet te bewaren (rechtermuisknop, Add to Evernote en de tekst van de pagina is toegevoegd aan mijn ‘Evernote database’). Direct naar Evernote mailen en Twitteren is ook mogelijk. De source URL’s worden automatisch opgeslagen bij de ‘notes’, toevoegen van eigen tags is mogelijk en het aanmaken en delen van meerdere databases is mogelijk. Ook hierbij is alles via internet te raadplegen. Het voordeel van Evernote ten opzichte van het bewaren van alleen de URL’s is, dat je de informatie nog steeds beschikbaar hebt, ook als de webpagina of site niet meer bestaat.

De laatste, die ik hier maar kort wil noemen, omdat het wat minder is gericht op het samenwerken aan bestanden en meer op projectmanagement, is Basecamp, een van de oplossingen van 37signals. Voor projectmanagement werkt dit ideaal, zeker als er personen van buiten de organisatie bij betrokken zijn. De gratis versie staat maximaal één actief project toe en mist de mogelijkheid om bestanden toe te voegen. Als dat nodig is, is het de betaalde versie zeker waard.

Nog enkele aandachtspunten met betrekking tot het op deze manier samenwerken:

  • Zakelijke informatie moet uiteindelijk wel worden opgeslagen binnen bedrijfsnetwerk. Het risico bestaat dat ook belangrijke voorlopige en definitieve versies uiteindelijk alleen extern blijven staan en niet op de normale locatie binnen het bedrijfsnetwerk.
  • Vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging zitten best wel risico’s aan deze manier van werken. Het buiten het bedrijf krijgen van vertrouwelijke bedrijfs- en cliëntinformatie is hiermee best makkelijk geworden. Overigens moeten we dit niet overdrijven, want de meeste informatie kan ook via een USB-stick worden meegenomen en dat kan ook bijna overal.

Blokkeren om deze aandachtspunten moeten we dit soort dingen zeker niet in een kenniseconomie, waarin samenwerken op alle mogelijke manieren juist zo belangrijk is. Hierbij moet ik wel aantekenen, dat ik Dropbox van een heel andere orde vind dan Box.net, doordat de bestanden bij de eerste via de synchronisatie redelijk automatisch op niet beveiligde plaatsen terecht kunnen komen.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: