Geautomatiseerd verwerken van facturen (3)

In dit artikel wil ik weer een update geven van onze ervaringen tijdens het selectieproces van een geschikte oplossing voor het geautomatiseerd verwerken van facturen. Na een eerste demo door vier potentiële leveranciers hebben we er uiteindelijk voorlopig één uitgenodigd voor een tweede demo.

Die hebben we onlangs gehad en daarbij hebben we geconstateerd, dat het toch nog wat meer voeten in de aarde heeft op enkele punten, dan we naar aanleiding van de eerste demoronde hadden ingeschat. Dit speelt overigens vooral in de wat complexere administraties en dan met name bij de faturen, die moeten worden geboekt op meerdere grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen. Meestal staat er namelijk geen kostenplaatscode op de factuur vermeld, maar bijv. een vestigingsplaats, medewerkernaam of kenteken. De te behalen efficiency is echter wel voor een behoorlijk deel afhankelijk van de mate waarin dit soort facturen automatisch worden verwerkt, omdat dit handmatig de meeste tijd kosten.

Verder is de koppeling naar het financiële pakket ook van wezenlijke invloed op het verwerkingsproces. Tijdens de demo constateerden we bijv. dat het tijdens de demo gebruikte pakket de BTW-code gebruikte en aan de hand daarvan het BTW-bedrag zelf berekende. Met het BTW-bedrag van de factuur werd dus niets gedaan. Als deze BTW-bedragen niet overeenkwamen, kon de boeking niet worden gemaakt, omdat deze niet in evenwicht was. Dit gaat fout in de volgende situaties:

  • BTW-bedrag wordt per factuurregel berekend: doordat de afronding dan ook per regel plaatsvindt, kan het totaal van de regelbedragen, zeker bij veel factuurregels (bijv. brandstofnota) afwijken van de totaalberekening. In het voorbeeld ging het om € 0,41 op de 180 factuurregels;
  • Gedeelte van de factuur is vrijgesteld van BTW: er staat dan maar één BTW-bedrag op de factuur, maar dat is geen 19% van het totaalbedrag excl. BTW;
  • Bedrag excl. BTW staat op de factuur niet gesplitst in grondslag tegen hoog en grondslag tegen laag tarief, maar het BTW-bedrag wel.

In het financiële pakket was afwijking wel mogelijk, door dit aan te vinken in een speciaal daarvoor bedoeld veld. De koppeling moet dus ook zo worden aangepast, dat de controle wel blijft, maar dat het mogelijk is om het BTW-bedrag af te laten wijken van wat het op basis van de gekozen code zou moeten zijn, eventueel binnen ingestelde grenzen.

Het te behalen resultaat is dus voor een heel groot deel afhankelijk van de kwaliteit van de facturen. Op zich een open deur, maar zeker in een traject als dit, blijkt dat overduidelijk. Eén van de dingen die we bijv. voor het handmatig verwerken al hebben gedaan, is het op de factuur laten vermelden van de kostenplaats op de brandstofnota. Voor het automatisch verwerken blijkt dit nu niet alleen handig te zijn, maar zelfs cruciaal om handmatig werk te voorkomen. Dit moeten we dus nog door (veel) meer crediteuren laten doen.

Aan de hand van de niet in één keer volledig herkende facturen gaan we nu onze crediteurenadministratie op een aantal punten nog verder analyseren vóór we definitief een beslissing nemen over de te kiezen oplossing en de wijze van implementatie.

Verder hebben we tijdens de demo ook een stukje van het proces van het scannen, scheiden van meerdere facturen uit één bestand, e.d. gezien, waardoor mijn beeld van de logistiek rondom de facturen (met name voor administraties van cliënten) weer een stuk duidelijker is geworden. Tijdens de demo duurde dit deel eigenlijk iets te lang, doordat de techniek ons een beetje in de steek liet, maar inhoudelijk was het mij die tijd wel waard.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: