Van ‘uren x tarief’ naar ‘prijs per product’: hoe doe je dat?

Dit artikel is gepubliceerd in Accountancynieuws op 17 juni 2011

In Accountancynieuws is regelmatig te lezen dat accountantskantoren bezig zijn om productprijzen in te voeren ter vervanging voor het tot nu toe veelgebruikte systeem van ‘uren x tarief’. In het betoog van Steef Visser tijdens Accountancynieuws Trends op 31 mei jl. kwam dit ook aan de orde. Het doel hiervan is tweeledig. In de eerste plaats vragen cliënten om vaste prijzen – zeker voor standaardproducten – en die willen kantoren aanbieden. In de tweede plaats willen accountantskantoren en andere dienstverleners hun rendement borgen met verdergaande efficiencyverbeteringen.

In veel berichten over dit onderwerp krijgt het eerste doel de meeste nadruk. Het tweede lijkt mij echter de belangrijkste veroorzaker te zijn van de ‘sense of urgency’, die nu echt is ontstaan na jaren van denken en praten over dit onderwerp. Ontwikkelingen zoals SBR versterken dit gevoel. In de praktijk is deze ontwikkeling lastiger te implementeren dan het op het eerste gezicht lijkt. De systematiek van ‘uren x tarief’ zorgt bijvoorbeeld voor aanzienlijke verschillen in gefactureerde bedragen voor dezelfde werkzaamheden. Zelfs bij een al vergaand gestandaardiseerde werkwijze. Daarom in dit artikel een beknopte uitwerking van dit onderwerp.

Spagaat

Bij de huidige systematiek van ‘uren x tarief’ verkeren de professionals nogal eens in een spagaat. Om een hoger bedrag dan op deze manier berekend door te kunnen berekenen aan de cliënt, zijn er maar twee mogelijkheden: een hoger aantal uren schrijven dan daadwerkelijk is besteed aan de werkzaamheden of een hoger tarief berekenen. Het eerste voelt niet goed, niet integer, want die uren zijn niet gemaakt. Het tweede is steeds vaker een onhaalbare oplossing, omdat bij echt goed automatiseren van routinematige werkzaamheden het tarief wel heel drastisch moet worden verhoogd. Met tariefdifferentiatie voor verschillende werkzaamheden is hier wel een mouw aan te passen, maar dan moet de cliënt niet om een specificatie vragen…..

Productprijs

Het werken met een ‘prijs per stuk’, ofwel een productprijs, lijkt een betere oplossing te zijn. Bij goed gebruik hiervan wordt recht gedaan aan de belangen van zowel de cliënt als de dienstverlenende organisatie. In het kader van dit artikel bedoel ik met producten de standaardproducten van accountants en belastingadviseurs, zoals jaarrekeningen, aangiften en de verwerking van de financiële en salarisadministratie. Voor overige (advies)diensten kan wel een prijsafspraak worden gemaakt.

‘Een productprijs zorgt er voor dat een accountantskantoor er belang bij krijgt om efficiënter te gaan werken. Dat was tot nu toe zelden het geval.’

Belang voor de cliënt

Op korte termijn krijgt de cliënt waar hij om vraagt: een vaste prijs voor een duidelijk omschreven dienst. Het risico van minder efficiënt werken is voor rekening van de dienstverlener. Daar staat tegenover dat efficiënter werken voordeel oplevert voor de dienstverlener, dus dat lijkt op korte termijn minder gunstig voor de cliënt. Op wat langere termijn is dit laatste voor de cliënt wel gunstig. Een productprijs zorgt er namelijk voor dat een accountantskantoor er belang bij krijgt om efficiënter te gaan werken, iets wat tot nu toe zelden het geval is geweest. Bij het werken op basis van ‘uren x tarief’ zorgt een efficiencyverbetering meestal voor meer kosten (opleiding, software, enz.) en tegelijkertijd voor minder omzet (minder uren). Bij productprijzen verandert dit naar gelijke omzet en minder kosten. Hierdoor kan voor standaardproducten meer worden geconcurreerd op prijs zonder in te leveren op kwaliteit.

Belang voor de dienstverlener

Het belang voor het accountantskantoor is groot: bij de huidige ontwikkelingen in de markt, zoals SBR, is het essentieel om een ander prijsmodel te gaan hanteren om het rendement van de organisatie op een acceptabel niveau te houden. De invoering van de relevante aspecten van zulke externe ontwikkelingen in de interne processen brengt vaak kosten van (de implementatie van) software met zich mee en is daarnaast vaak tijdsintensief. Deze kosten moeten op een redelijke manier worden terugverdiend om ook in de toekomst cliënten van dienst te kunnen zijn met kwalitatief hoogwaardige diensten.

Voorbereiding

Gedurende het traject van invoering van productprijzen is het op meerdere momenten gewenst om inzicht te hebben in de huidige urenbesteding aan de bijbehorende werkzaamheden. Dat is in de praktijk vaak minder eenvoudig dan het lijkt, omdat de benodigde detaillering voor dit doel afwijkt van hetgeen nodig is voor het declareren op basis van ‘uren x tarief’. Een voorbeeld om dit duidelijk te maken (zie kader).

Huidige situatie vs. gewenste situatie

Huidige situatie

De verwerking van de salarisadministratie vindt nu plaats op basis van bestede uren. Hierin zijn diverse werkzaamheden opgenomen, zoals het aanmaken van nieuwe medewerkers in het salarispakket, het verwerken van de mutaties, het doen van de loonaangifte, enz. Voor het registreren van de uren zijn voor deze werkzaamheden afzonderlijke urencodes beschikbaar, maar op de factuur worden al deze codes gegroepeerd tot één factuurregel. Het registreren van uren op verkeerde codes heeft geen consequenties, waardoor sommige medewerkers gemakshalve alle uren registreren op de urencode ‘Salarisverwerking’.

Gewenste situatie

Om een zuiver uitgangspunt te hebben voor het bepalen van productprijzen is een juiste registratie ineens wel van groot belang geworden, zoals blijkt uit de volgende twee urenstaatjes:

Voorbeeld 1

2,50 uur        Klant X        Salarisverw. 50 stroken

Voorbeeld 2

1,75 uur        Klant X        Salarisverw. 50 stroken
0,50 uur        Klant X        Aanmaken 3 nwe. mdw.
0,25 uur        Klant X        Loonaangifte periode x

In de eerste situatie is er geen betrouwbare basis beschikbaar om de huidige kosten per product te berekenen. Als de registratie wel wordt gebruikt, is het risico op een te hoge, niet concurrerende, prijs, heel reëel. In de tweede situatie zijn de huidige kosten redelijk betrouwbaar te berekenen. Wel is het aan te bevelen om een voldoende uitgebreide set urenregels als uitgangspunt te nemen van verschillende klanten, medewerkers en vestigingen. Ook bij gestandaardiseerde processen kunnen hier nog relevante verschillen in voorkomen. Tijdig aandacht besteden aan de urenregistratie kan vertraging op een later moment voorkomen. Een juiste registratie gedurende enkele maanden is minimaal noodzakelijk. Overigens kan bij werkzaamheden die in bulk worden uitgevoerd, zoals het verwerken van aangiften loonheffing, worden volstaan met een totaal aantal uren in combinatie met het totaal aantal cliënten, waarvoor het werk is uitgevoerd.

Bepalen huidige kostprijs

De verkoopprijs van het product zal niet primair moeten worden bepaald op basis van de huidige kostprijs (onder huidige kostprijs moet in dit artikel worden verstaan: bestede uren x tarief). Toch is het verstandig om vooraf deze huidige kostprijs wel te bepalen, o.a. om inzicht te krijgen in de variabelen die van belang kunnen zijn bij de uiteindelijke bepaling van de productprijs. Grotere verschillen in kostprijs van werkzaamheden voor verschillende cliënten, medewerkers of vestigingen moeten worden geanalyseerd om een bruikbare kostprijs te verkrijgen. Verschillen ontstaan bijvoorbeeld doordat:

  • werk niet door de juiste medewerker wordt uitgevoerd (te hoog tarief);
  • werk niet voldoende is gestandaardiseerd of niet op de afgesproken wijze wordt uitgevoerd (te veel uren);
  • de urenregistratie niet juist is (zoals hiervoor beschreven).

Afhankelijk van het product en de huidige tariefstructuur binnen de organisatie, kan het nodig zijn om het benodigde aantal uren voor een bepaald product te bepalen en dat te vermenigvuldigen met het gemiddelde tarief van de medewerkers die dit werk in de gewenste situatie uit zouden moeten voeren. Het effect van een te hoog tarief door een minder optimale werkverdeling wordt dan verminderd.

Bepaling productprijs

Tot nu toe zijn enkele, voornamelijk cijfermatige, voorbereidingen aan de orde geweest, waar accountants geen moeite mee zullen hebben. Om een reële productprijs te bepalen, moet eerst worden bepaald wat het product precies inhoudt. Dit moet zo worden omschreven, dat het aan medewerkers en cliënten duidelijk uit te leggen is. Een paar voorbeelden van variabelen, die van belang kunnen bij de bepaling van productinhoud en -prijzen:

  • aangiften IB: wel of geen onderneming;
  • aangiften Vpb: wel of geen fiscale eenheid en aantal dochtermaatschappijen;
  • salarisverwerking: van toepassing zijnde CAO.

Vervolgens is het nodig om te weten welke prijs concurrerend is in het relevante gedeelte van de markt. Aangezien nog niet veel accountantskantoren hun prijzen op hun website vermelden, is hier verder onderzoek nodig en dat is niet altijd gemakkelijk. Een aanknopingspunt kan worden gezocht in de uitgebrachte offertes die wel en niet zijn geaccepteerd in de afgelopen periode en de prijzen die daarin zijn aangeboden. Bij een product waar nog veel efficiencyvoordelen te behalen zijn, geeft de huidige prijs op basis van ‘uren x tarief’ mogelijk een redelijk beeld van de maximaal haalbare prijs. Bij een product waar alle efficiencyverbeteringen al zijn doorgevoerd, zal tussen de huidige kostprijs en de productprijs een duidelijk verschil zitten. Het zal verder van de eigen situatie afhangen hoe deze informatie kan worden verkregen.

Gevolgen voor declaraties

Nadat de productprijs is bepaald, kan worden berekend welk effect dit zal gaan krijgen op de declaraties aan cliënten. Aan een deel van de cliënten zal op deze manier mogelijk een hogere prijs worden doorberekend. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden, dat de prijsstijging niet altijd in één keer te realiseren is. Aan de declaraties van de cliënten die met een productprijs een lager bedrag doorberekend zullen krijgen, moet ook extra aandacht worden besteed. De belangrijkste vraag hierbij is of er sprake is van meerwerk, dus werkzaamheden die niet binnen de omschrijving van het product zijn opgenomen en die aanvullend moeten worden gefactureerd. Als de hiervoor genoemde effecten voor de declaraties aan cliënten in kaart zijn gebracht, is daarmee ook een redelijke indicatie beschikbaar van het effect op de omzet.

Moment van invoering

Een eenduidig moment van invoering kan de administratieve verwerking makkelijker maken. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan:

  • de aangiften IB en Vpb met ingang van een nieuw aangiftejaar, bijvoorbeeld alle aangiften over 2010;
  • de salarisverwerking vanaf 1 januari 2011, waarbij de aangiften over december 2010, die dus in januari worden gedaan, nog op de oude manier worden doorbelast;
  • alle pensioenberekeningen die vanaf 1 juli 2011 worden aangevraagd bij de interne pensioenafdeling.

Praktische randvoorwaarden

Wanneer eenmaal besloten is om over te gaan van ‘uren x tarief’ op ‘prijs per product’ moet er goed gekeken worden naar de praktische randvoorwaarden om dit ook echt mogelijk te kunnen maken:

  • houd rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de in gebruik zijnde software. Pas de werkwijze daar zo praktisch mogelijk op aan, om zo weinig mogelijk administratieve overlast te creëren. Het is niet verstandig om ten koste van alles vast te houden aan de bestaande software voor uren/declaratie, maar net zo min om te gemakkelijk de software te vervangen;
  • zorg vanaf het begin van de invoering voor een passend systeem van bewaking van de gemaakte uren ten opzichte van de daadwerkelijk gefactureerde productprijzen. Maak eventueel onderscheid tussen een interne en externe productprijs, zodat de nacalculatie eenduidig kan worden vergeleken met de interne productprijs en eventuele inefficiency tijdig kan worden gedetecteerd;
  • ten slotte: standaardprijzen vragen om standaardproducten met een standaard verwerkingsproces. Besteed dus eerst aandacht aan standaardisatie van de werkwijze en ga daarna pas over tot het berekenen van standaardprijzen.
Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: