Zes scenario’s voor de ICT- infrastructuur van een accountantskantoor

Dit artikel is gepubliceerd in Accountancynieuws op 9 december 2011

De wensen zijn eenvoudig. ICT moet goed beveiligd zijn, medewerkers moeten overal – ook thuis – kunnen inloggen, toegang moet ook mogelijk zijn via smartphones en tablets. Achter wensen die in een zin zijn samen te vatten, liggen er werelden van mogelijkheden en scenario’s om de ICT-infrastructuur binnen een kantoor te regelen. Een aantal mogelijkheden op een rij.

De manier waarop ICT wordt gebruikt, kan behoorlijk verschillen tussen organisaties. Toch zijn er ook veel overeenkomsten in de ICT-wensen bij middelgrote en kleinere accountantskantoren:

  • medewerkers moeten overal toegang hebben tot cliëntgegevens;
  • het gebruik van nieuwe soorten apparaten moet mogelijk zijn. Medewerkers gebruiken privé de nieuwste dingen en willen het bij het werk niet met minder doen;
  • de noodzaak van een goede beveiliging van het geheel wordt steeds meer onderkend, waarbij het woord beveiliging breed moet worden uitgelegd en ook continuïteit eronder valt.

Als een organisatie uit meerdere vestigingen bestaat, kunnen hier nog zaken bij komen als organisatiebreed toegang verzorgen tot applicaties of informatie of het integreren van processen.

Huidige situatie applicaties

Met betrekking tot de huidige ICT-infrastructuur komt een aantal zaken vrijwel altijd overeen tussen heel veel kantoren:

  • de basis van de infrastructuur wordt gevormd door een op Microsoft Windows gebaseerd netwerk. De belangrijkste reden hiervoor is dat de meeste gebruikte applicaties binnen de accountancy alleen voor dit besturingssysteem beschikbaar zijn;
  • veel applicaties zijn nog niet in een echte webbased variant beschikbaar of de webbased versie biedt nog onvoldoende functionaliteit.

Voor sommige applicaties, zoals de financiële en salarisadministratie, zijn overigens al wel langere tijd echte webapplicaties beschikbaar.

Integratie en SBR

Een van de ontwikkelingen, die na jaren afwachten nu echt doorzet, is SBR. Om aanleveringen van o.a. de SBR-kredietrapportage naar de banken efficiënt te kunnen doen, is een vergaande integratie tussen allerlei gegevensbronnen nodig. Inhoudelijk ga ik daar nu niet verder op in, maar bij het inrichten van de infrastructuur voor de komende jaren is het wel van belang om er rekening mee te houden, dat de technische gegevensuitwisseling tussen applicaties geen belemmering meer vormt voor inhoudelijke integratie.

Andere aandachtspunten

Naast de aan het begin reeds genoemde wensen m.b.t. de ICT, zijn er nog meer aspecten waar kantoren rekening mee moeten houden; daarbij heb ik niet de illusie te denken dat de hierna volgende opsomming volledig is.

  • In de eerste plaats is er de vraag: zijn de applicaties inhoudelijk nog voldoende? Als dat het geval is en de applicatie draait technisch stabiel en de performance is goed, dan zal het uitgangspunt meestal zijn om deze applicatie te handhaven.
  • In de tweede plaats komen de vragen: is de stabiliteit en performance van het eigen systeem goed en is de bestaande infrastructuur nog toekomstbestendig?
  • In de derde plaats komt de vraag: is de infrastructuur al gecentraliseerd? Dit geldt met name bij organisaties met meerdere vestigingen. Als dit niet het geval is, heeft dit invloed op de te nemen maatregelen om overal toegang te krijgen tot applicaties en cliëntgegevens.
  • De vierde vraag luidt: is er voldoende kennis in huis om de infrastructuur en het technisch onderhoud aan de applicaties op het juiste niveau te houden?

Scenario’s

Op basis van deze wensen en aandachtspunten kunnen we een aantal scenario’s bedenken voor de inrichting van de ICT-infrastructuur in een accountantskantoor. De basisvoorwaarde voor ieder scenario, inclusief mogelijke variaties, bestaat uit stabiele dataverbindingen met voldoende bandbreedte.

Scenario 1: zelf blijven doen

In het gunstige scenario dat zowel de applicaties als de infrastructuur berekend zijn op de toekomst, de infrastructuur is gecentraliseerd en er voldoende kennis in huis is om dit zo te houden, kan de keuze worden gemaakt om alles zelf te blijven doen. Voor de benodigde uitbreidingen kan gekozen worden om zelf de kennis op te doen of deze in te kopen. Bij vervanging van apparatuur of applicaties is een herbeoordeling aan te bevelen.

Scenario 2: optimaliseren huidige infrastructuur

Als de applicaties voldoen, maar de infrastructuur niet helemaal, verdient het de voorkeur om eerst na te gaan of daarin verbetering mogelijk is. Hierin zijn allerlei varianten mogelijk. Een paar voorbeelden:

  • als de performance of stabiliteit van het systeem niet goed is, kan een gespecialiseerde partij hier mogelijk verbetering in brengen. Dit brengt kosten met zich mee, maar die kosten zijn er ook als de situatie niet wordt verbeterd. Hooguit zijn ze in het eerste geval wat meer zichtbaar;
  • in een kleine organisatie met één vestiging is het mogelijk om iedereen op afstand toegang te geven tot zijn eigen computer op kantoor. Soms is het voldoende om één extra server in te zetten voor de externe toegang. Met een geringe inspanning kan dan mogelijk al het gewenste doel worden bereikt;
  • het beheer blijft in dit geval wel de eigen verantwoordelijkheid. Als dat niet de bedoeling is, vervalt dit scenario.

Scenario 3: centraliseren

Een minder voor de hand liggend scenario is het zelf gaan centraliseren van de infrastructuur met behulp van oplossingen van Microsoft en/of Citrix. Telt een organisatie meerdere vestigingen met per vestiging een eigen infrastructuur, dan kan dit een belemmering zijn om de aan het begin van dit artikel genoemde wensen te realiseren. In een grotere organisatie kunnen er redenen zijn om de infrastructuur in eigen beheer op te gaan bouwen en zelf de kennis in huis te halen, maar de scenario’s 4, 5 of 6 liggen meer voor de hand als de centralisatie nog moet beginnen.

Scenario 4: hosting

Als de infrastructuur niet voldoet en de applicaties wel, dan is het op huurbasis afnemen van de applicaties bij een hostingpartij een reële optie. Veel applicaties zijn gebaseerd op Windows. Een hostingpartij kan ze dan in de meeste gevallen via Microsoft- en/of Citrixoplossingen beschikbaar stellen. Technisch maakt dit dus niet zoveel verschil met scenario 3. Inhoudelijk is er wel een groot verschil, want de verantwoordelijkheid voor de investeringen en het beheer liggen nu bij de hostingpartij. Overigens zijn performance en stabiliteit in dit scenario niet altijd gegarandeerd en ook als het gaat om continuïteit is er bijvoorbeeld niet altijd een uitwijklocatie geregeld in het geval van een ernstige calamiteit. Dit scenario heeft andere risico’s dan een eigen infrastructuur. Breng deze risico’s goed in kaart voor u in zee gaat met een hostingpartij.

Scenario 5: hosting eigen infrastructuur met extern beheer

Dit is een combinatie van de scenario’s 3 en 4. Het kantoor doet zelf de investeringen, realiseert zelf een serverruimte of huurt ruimte in een professioneel datacenter voor de apparatuur. De inrichting en het beheer worden dan verzorgd door een externe gespecialiseerde partij. Het nadeel hiervan is dat de investeringen voor eigen rekening komen. Extra aandacht verdient hierbij wel de exit-strategie: maak vooraf duidelijke afspraken met de beherende partij over de werkwijze voor een eventueel afscheid en het overgaan naar een andere beheerder.

…veel overeenkomsten in de ICT-wensen bij middelgrote en kleinere accountantskantoren.

Scenario 6: volledig webbased

De meeste webbased applicaties zijn nu nog op zichzelf staande oplossingen. Met name voor kantoren die nu met een volledig geïntegreerde ERP-oplossing werken is het overgaan naar zulke losstaande applicaties vaak niet wenselijk, omdat dan de voordelen van de bestaande integratie deels verloren gaan. Wanneer een aanzienlijk deel van de infrastructuur of de applicaties aan vervanging toe is, verdient het aandacht om na te gaan of het volledig gaan werken met webapplicaties mogelijk is. De afhankelijkheid van één partij (scenario 4) en het nodig hebben van een uitgebreide eigen infrastructuur (scenario’s 1, 2, 3 en 5) spelen dan bijna geen rol meer. Daar staat wel een nadeel tegenover. Voor de integratie van de verschillende applicaties zijn meerdere partijen nodig. Dat loopt niet altijd even soepel. Overigens is wel te verwachten dat dit scenario over een aantal jaren de standaard zal zijn.

Thin clients

Tot slot nog een paar opmerkingen over thin clients. In bijna alle scenario’s speelt centralisatie op basis van de oplossingen van Microsoft en/of Citrix een rol. Het ligt dan voor de hand om gebruik te gaan maken van thin clients, zoals ook Martine van de Merwe in haar artikel al heeft beschreven in AN afl. 19, 2011.

Thin clients zijn qua hardware (nog) niet goed berekend op de moderne media, waarin veelvuldig gebruik wordt gemaakt van video en audio. Daarnaast lopen de op de thin clients gebruikte versies van de clientsoftware van Microsoft (RDP) en Citrix (ICA) nogal eens achter bij de versies die voor gewone computers beschikbaar zijn. Met name voor modernere ontwikkelingen, zoals video en audio, maar ook voor het gebruik van meerdere monitoren per werkplek, is dit soms hinderlijk. En als laatste: nu is op een thin client alleen een ICA- of RDP-client nodig. Mogelijk is er in de nabije toekomst alleen nog een browser nodig. Zorg dat u thin clients kiest die dit aan kunnen.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: