Maak het leren makkelijker!

Deze keer eens een artikel met wat minder raakvlakken met specifiek Accountancy of ICT. Met informatieverwerking heeft het wel alles te maken, dus in die zin past het weer wel op dit blog.

In artikelen en tijdens lezingen wordt nogal eens gezegd dat jongeren tegenwoordig meer moeite zouden hebben met het tot zich nemen van informatie door alleen maar te luisteren. Het gebruik van PowerPoint wordt in zulke artikelen vaak als negatief aangeduid, omdat dat af zou leiden van de inhoud. Eerlijk gezegd denk ik, dat er niet zoveel verschil is met vroeger, maar dat het nu meer opvalt, doordat we nu vele malen meer informatie tot ons moeten nemen als de mensen enkele tientallen tot honderden jaren geleden. De vergelijking dat een mens in de middeleeuwen in zijn hele leven net zoveel informatie te verwerken kreeg als wij in een dag, komt op mij best realistisch over.

Zelf heb ik ook veel moeite met het opnemen van informatie als die alleen maar verteld wordt zonder dat het inzichtelijk wordt gemaakt door een presentatie of andere onderbouwende documentatie. Daarom dacht ik nogal eens dat ik zou horen bij die groep uitzonderingen, waarvoor alleen luisteren niet genoeg is. Daarom heb ik me er eens wat in verdiept hoe het komt dat de een wel kan onthouden wat er wordt gezegd, terwijl de ander daar moeite mee heeft.

Een aantal jaren geleden waren er niet zoveel mogelijkheden om dingen ook visueel weer te geven. Toch waren er toen ook al verschillen zien: waarom kon de een vertellen zonder echt te boeien, terwijl bij ander de luisteraars als het ware aan zijn lippen hingen? Uiteraard heeft het onderwerp van het verhaal of de lezing daarmee te maken, maar dat is niet de hoofdreden, denk ik. Wat veel belangrijker is in mijn beleving, is de manier waarop het wordt verteld. Voor mensen die zijn ingesteld op het leren door luisteren kan een complete en juiste beschrijving voldoende zijn. Voor mensen die meer visueel zijn ingesteld, is het belangrijk dat het zo wordt verteld dat ze het voor zich kunnen zien, zich er een beeld van kunnen vormen. En daar zit, denk ik, ook het verschil tussen de eerder genoemde vertellers: bij de eerste hoor je een verhaal over iets of iemand, terwijl je je bij de tweede zelf hoofdpersoon waant.

Inmiddels ben ik er achter gekomen, dat er drie leerstijlen zijn: leren door te luisteren, leren door te zien of leren door te doen. Voor veel mensen misschien voor de hand liggend, maar voor mij verduidelijkte dit veel. Met betrekking tot deze leerstijlen is het van belang om te zeggen, dat deze leerstijlen elk bij mensen van elk willekeurig intelligentieniveau voor kunnen komen. Het is dus niet zo dat de slimste mensen bijvoorbeeld kunnen leren door alleen maar te luisteren, terwijl wat lager geschoolden alleen maar zouden kunnen leren door te doen.

Bij het overdragen van kennis wordt nogal eens gekozen voor één manier: vertellen, laten zien of zelf laten doen. Hierbij is de gekozen manier vaak de voorkeursstijl van degene die kennis over moet dragen. Helaas komt het zelden voor dat de hele groep mensen, die de kennis tot zich moet nemen, diezelfde leerstijl heeft. Het combineren van deze leerstijlen zou dus wel eens veel effectiever kunnen zijn, dan het alleen maar hanteren van de voorkeursstijl van de kennisoverdrager. Dit vraagt overigens wel extra inspanning van de laatste.

Ook degene die de kennis tot zich moet nemen, kan het voor zichzelf makkelijker maken. Iemand die visueel is ingesteld, kan veel plezier hebben van het maken van aantekeningen in de vorm van een mindmap, handmatig of via software (bijv. XMind waarvan een gratis versie beschikbaar is, die meestal ruim voldoende mogelijkheden biedt). Hierin wordt de inhoud van het behandelde schematisch weergegeven en daardoor veel overzichtelijker. Als iemand makkelijker leert door te doen, is daar ook vaak wel een mouw aan te passen. Afhankelijk van het onderwerp zal dat de ene keer zijn in de vorm van oefeningen en een andere keer door echt fysiek aan de slag te gaan.

Samengevat: bij het overdragen van kennis is er zowel aan de kant van degene die kennis over moet dragen als aan de kant van degene die kennis tot zich moet nemen een hoop winst te halen als ieder zich ervan bewust is, dat er meerdere leerstijlen zijn en dat vrijwel iedereen een voorkeur heeft voor een van deze leerstijlen. Het versimpelen van de leerstof, om het iedereen te laten begrijpen, is niet nodig als de kennisoverdracht op de juiste manier plaatsvindt. Vandaar de titel “Maak het leren makkelijker!” boven dit artikel.

Advertenties

Wachten of informatie of gewoon zelf gaan halen?

Wie kent het gevoel niet steeds meer informatie te moeten verwerken, dat ook daadwerkelijk te doen en toch nog regelmatig het idee te hebben, belangrijke dingen te missen? Ik kom regelmatig mensen tegen, die mij vragen, hoe ik hier mee om ga. Zelf heb ik dit gevoel ook echt wel eens, maar gelukkig niet zo vaak. Daarom ga ik er toch een blog aan wagen.

Een van de feiten rondom kenniswerk is het in grote hoeveelheden beschikbaar zijn van informatie. In plaats van de periodiek verschijnende vakbladen aan het begin van deze eeuw komt er nu dagelijks een veelvoud aan informatie beschikbaar, meestal nog gratis ook en kwalitatief hoeft het zeker niet minder te zijn.

Dit heeft grote voordelen, maar je moet wel zelf aan de slag om de informatie te halen. Waar je vroeger (klinkt verder weg dan het is) een abonnement op een vakblad nam of een ander vakblad uitzocht als je functie wijzigde, moet je nu al die andere informatie zelf opzoeken. Als alle beschikbare informatie bij je zou worden gebracht, wordt je er ook niet gelukkig van en stop je waarschijnlijk acuut om ook nog maar iets te lezen.

Een paar ideeën om aan de juiste informatie te komen, zonder te verdrinken in de hoeveelheid:

Doel
Stel voor jezelf vast van welke onderwerpen, vakgebieden, ontwikkelingen, enz., je op de hoogte wilt blijven. Beperk dit niet teveel, maar maak wel onderscheid tussen zaken, waarbij hoofdlijnen voldoende zijn en zaken, die je redelijk gedetaillerd wilt of zelfs moet volgen. Het op deze manier bepalen van je focus helpt je om enerzijds je informatiebronnen te zoeken en anderzijds de informatie sneller te filteren op relevantie.

Zoeken naar informatie
Als er iets dynamisch is in het kennistijdperk van nu, zijn het de beschikbare informatiebronnen. Het zoeken naar de juiste informatie is daardoor een steeds veranderend onderdeel van je werk, doordat er telkens nieuwe bronnen bij komen. Zomaar een paar ontwikkelingen van de laatste paar jaar, die je kunnen helpen:

  • RSS feeds: op vrijwel elke website zijn RSS feeds te vinden, waarmee je via een RSS reader heel makkelijk actuele informatie kunt verzamelen, zonder telkens al die websites na te gaan zoeken. Dit is een momenteel een van de makkelijkste manieren om informatie van heel veel websites bij te houden zonder er veel werk aan te hebben. Erg handig hiervoor is bijv. Netvibes (of een voorbeeld, zoals ik het gebruik).
  • Blogs: op blogs wordt praktijkinformatie gedeeld door mensen, die zo gek zijn van hun werk, vak, hobby of wat dan ook, dat ze de moeite nemen om die informatie ook nog eens gratis beschikbaar te stellen. Vaak is dit betrouwbaarder dan de marketingteksten op officiële websites van bedrijven.
  • Twitter: door de juiste mensen te volgen op Twitter kun je redelijk eenvoudig aan allerlei relevante actuele informatie komen. Deze mogelijkheid kost geen geld, weinig tijd en levert genoeg op. Tip: kijk ook eens, wie degenen volgen, die jij volgt.
  • LinkedIn: als je je netwerk op LinkedIn op de juiste manier onderhoudt, dus bijv. voldoende geven en niet alleen nemen, heb je ongemerkt vaak heel veel mensen, die misschien wel de informatie hebben, die je nodig hebt. Je moet wel durven vragen, maar ga er van uit, dat mensen graag informatie delen op onderwerpen, waar ze veel van weten. En stel vragen ook via de “Discussions” bij relevante “Groups”.

Wees verder zelf selectief: informatie via digitale media, die later wordt gevolgd door informatie op papier, is niet zo zinvol. Maak dan een keuze: papier kan ook een mooie bundeling zijn van informatie, die anders in veel kleine stukjes komt. Het ligt er maar net aan, hoe actueel iets moet zijn.

Wachten tot informatie wordt gebracht, werkt niet meer
Als je wacht tot informatie bij je wordt gebracht, loop je binnen korte tijd redelijk ver achter, denk ik. Formele informatie wordt via de (nog) bestaande vakbladen als het van buiten de organisatie komt of via nieuwsbrieven, cursussen of handboeken als het interne informatie binnen de organisatie betreft, op een gegeven moment wel gebracht, maar dat lijkt mij niet voldoende meer als je geen ‘grijze muis’ wilt zijn of worden.

Van de andere kant gezien: informatie brengen wordt ook redelijk onmogelijk, doordat er zoveel is, dat je niet meer weet wat je bij wie zou moeten brengen. Dit geldt uiteraard niet voor de verplichte kost binnen een organisatie, zoals ik hiervoor al heb genoemd: dat moet iedereen binnen de duidelijk bekende doelgroep gewoon krijgen en weten.

Informatie brengen: afstemmen op je doelgroep
De ervaring, die ik zelf heb bij informatie die wordt gebracht (zowel vanuit de organisatie als van daarbuiten), is dat het vaak niet is afgestemd op de doelgroep. Er is dan bijv. een algemene nieuwsbrief, waar elke ontvanger in moet gaan zoeken wat voor hem/haar van belang is. Het aangeven van voorkeuren is dan ook niet mogelijk. Volgens mij is dit een ideale manier om te zorgen, dat zo’n nieuwsbrief niet wordt gelezen.

Tenslotte
Ga aan de slag! De enige manier om de informatie te krijgen, die je relevant vindt en dus niet meer of minder, is gewoon aan de slag gaan. Dit lijkt misschien lastig, maar valt best mee. Niet beginnen is in elk geval vroeg of laat verdrinken in de informatie. Als je je bronnen goed verzamelt, kijk je ook wel zo ver vooruit, dat het niet zo erg is als je een keer wat mist. Belangrijke dingen kom je echt nog wel vaker tegen.

E-mail = communicatie?

E-mail is een handig communicatiemiddel, maar is ook nogal eens een bron van miscommunicatie. Een aantal oorzaken van miscommunicatie via e-mail wil ik eens kort toelichten in deze blog. Vooraf een samenvatting voor de lezers, die niet zoveel tijd of zin hebben om het hele artikel te lezen:

  • Vermeld altijd duidelijk in je e-mail wat je van de lezer verwacht: concrete vraag, ter info, enz.;
  • Vermeld altijd duidelijk de volgende actie en wie hiervoor verantwoordelijk is als dit uit de vraag niet direct blijkt;
  • Zet alleen meerdere vragen in één bericht als deze heel direct met elkaar te maken hebben; in overige gevallen stel je één vraag per bericht;
  • Gebruik CC alleen als het echt nodig is, dat de ge-CC-de het bericht leest;
  • Gebruik CC nooit als de ge-CC-de meer moet doen dan het bericht ter kennisgeving aannemen;
  • Gebruik e-mail alleen voor concrete zaken, dus niet om te brainstormen, een complex onderwerp te ‘bespreken’ of een conflict op te lossen.

En dan nu de verdere uitwerking van de bovenstaande punten.

Geen concrete vraag, een onduidelijke vraag of veel te veel vragen
In het artikel op Wikipedia over communicatie staat bij de eerste stap in het communicatieproces o.a. “Belangrijk is … dat de ontvanger … moet kunnen begrijpen.”. Het is dus de verantwoordelijkheid van de verzender, dat hij de informatie of vraag zo gaat versturen, dat de ontvanger het kan begrijpen. Op dit punt begint een groot deel van de miscommunicatie via e-mail:

  • In de e-mail staat geen concrete, duidelijke vraag. Als de ontvanger dan toch wat gaat doen met het bericht en de vraag tussen de regels door probeert te lezen, is het risico op miscommunicatie erg groot. Als de verzender zijn werk op deze manier niet goed heeft gedaan, is er voor de ontvanger maar één juiste oplossing: het bericht direct terugsturen naar de afzender met de vraag om duidelijk te omschrijven, wat de bedoeling is van de mail.
  • In de e-mail staan veel te veel vragen. Als in een e-mail meerdere vragen staan, is het risico groot, dat de ontvanger wat over het hoofd ziet. Een bericht wordt op die manier nogal eens onvolledig beantwoord. De hele mail blijft ook nog wel eens onbeantwoord, omdat het antwoord op maar één van de gestelde vragen nog niet kan worden gegeven.

Als de verzender niet eens de moeite neemt om een vraag duidelijk te stellen, waarom zou de ontvanger dan tijd moeten nemen om er iets mee te gaan doen? Het duidelijk vermelden van “Ter info” kan natuurlijk ook de oplossing zijn als er geen vraag in een e-mail staat.

Onjuist gebruik van CC
Het veld CC is bedoeld om een kopie van het bericht te versturen naar een derde, tegelijkertijd met het versturen van het bericht naar de geadresseerde. Deze mogelijkheid wordt ook op twee manieren onjuist gebruikt:

  • In de mail staat een vraag voor degene, die het bericht CC krijgt. Hier is het veld niet voor bedoeld en in een brief op papier halen we dit echt niet in ons hoofd, maar in e-mail gebeurt het regelmatig. Vrijwel alle methodes om efficiënt met e-mail om te gaan, die ik heb gezien, adviseren om CC-mail automatisch naar een aparte map te laten verplaatsen door het e-mailprogramma of de mail in een andere kleur te laten markeren. Deze mail is immers alleen ter info en vereist geen verdere actie van de ontvanger!
  • Mail wordt ‘voor de zekerheid’ maar even CC gestuurd. De verzender denkt dan niet meer na of het zin heeft, maar de ontvanger moet dan na het lezen constateren, dat het geen zin had. Bij brieven op papier dacht iedereen wel drie keer na of CC zin had, doordat het verzenden van een extra brief tijd en dus geld kostte. Bij e-mail is CC meestal: “kleine moeite, grote ergernis”. Daarnaast zorgt de verzender er in de loop van de tijd vanzelf voor, dat ook zijn gewone mail niet al te serieus en tijdig meer wordt afgehandeld.

E-mail is niet het juiste communicatiemiddel voor het onderwerp
Niet voor alle onderwerpen is e-mail het juiste communicatiemiddel. Een paar voorbeelden:

  • Problemen of conflicten kunnen veel beter in een persoonlijk gesprek of telefonisch worden afgehandeld. E-mail kan dan wel lekker makkelijk voelen, doordat je de ander niet tegenover je hebt, maar zorgt meestal voor nog veel meer miscommunicatie.
  • Lastige of complexe onderwerpen kunnen ook veel beter in een persoonlijk gesprek of telefonisch worden afgehandeld. Dit werkt vaak veel sneller door minder heen en weer sturen.
  • E-mail is niet geschikt om te brainstormen. Een geschikt medium hiervoor kan, naast persoonlijke ontmoetingen, een discussieforum zijn. Dit voorkomt grote aantallen berichten naar groepen mensen.

Tenslotte
In niet alle situaties kun je onduidelijke mail afhandelen op de manier, zoals je graag zou willen. Wel ben ik van mening dat je er zelf genoeg aan kunt doen om de e-mail, die je zelf verstuurt, goed beantwoord te krijgen: duidelijke vraag stellen, niet te veel vragen in één bericht, CC juist gebruiken en complexe zaken niet via e-mail afhandelen.

Het direct beantwoorden van onduidelijke e-mail met het verzoek om meer informatie levert op langere termijn zeker resultaat op: als mensen weten dat een onduidelijke vraag direct retour komt, denken ze in het algemeen beter na voor ze een mail versturen. En als ze dat niet doen, ligt de vraag in elk geval snel weer op de juiste plaats :-).

Getting Things Done

Hierbij dan het laatste bericht voor m’n vakantie. Deze keer kort en eigenlijk alleen een tip: als het je moeite kost om voor je vakantie een beetje overzicht te krijgen over wat je nog moet doen voor je vakantie en wat er kan wachten tot na je vakantie, kan ik je aanraden om je je eens te verdiepen in de methode Getting Things Done van David Allen www.gettingthingsdone.com of in het Nederlands via www.meereffect.nl.

Ook als je juist voor de vakantie altijd zo’n heerlijk gevoel hebt, dat je alles precies op orde hebt, maar die ervaring alleen voor de vakantie hebt, is het goed om daar eens een kijkje te nemen. Als je die methode goed gebruikt, heb je dat opgeruimde gevoel elke dag. Inmiddels heb ik er ruim een jaar ervaring mee en ben er zeer goed over te spreken. Bij mij werkt het echt en het kost eigenlijk geen tijd extra nadat je het eenmaal goed heb ingericht (in mijn geval in Microsoft Outlook).

%d bloggers liken dit: