IT-beleid op de schop dankzij nieuwe devices

Dit artikel is gepubliceerd in Accountancynieuws op 6 april 2012

Het aantal soorten apparaten dat kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie neemt toe. Tien jaar geleden werden laptops gangbaar. Vijf jaar geleden was het nog redelijk uniek als iemand de beschikking had over een smartphone. Twee jaar geleden waren er nog geen tablets en kwam je hooguit af en toe iemand tegen met een e-reader. Inmiddels zijn deze apparaten volop in gebruik en het duurt vast geen vijf jaar voor er weer iets nieuws bijkomt.

De vraag of deze nieuwe apparaten – die op het eerste gezicht vaak een behoorlijk ‘gadget’-gehalte hebben – zinvol zijn moet op een andere manier worden beoordeeld. De afweging puur op basis van te berekenen productiviteitsverbetering voldoet niet meer. In de praktijk hebben medewerkers vaak zelf al de beschikking over tools die binnen de organisatie nog niet in gebruik zijn. Deze tools willen ze graag ook zakelijk kunnen gebruiken. Het levert gemak op en het is een manier van werken die bij hen past. Hiervoor worden termen als ‘Bring Your Own Device’ en ‘consumerization’ gebruikt.

In een ‘netwerkwereld’ zijn de persoonlijke contacten van medewerkers belangrijk voor een organisatie. De technische mogelijkheden moeten dan niet in de weg staan om op een moderne manier productief te kunnen zijn. De medewerkers die het IT-beleid negeren volgens het genoemde onderzoek (zie kader), weten niet beter dan altijd online te zijn en willen ook niet anders. En last but not least: IT-afdelingen kunnen het gebruik van deze nieuwe apparaten best op een goede en veilige manier faciliteren. De argumenten met betrekking tot beveiliging en beheer om het gebruik tegen te houden, houden geen stand en moeten en kunnen op een praktische manier effectief worden ingevuld.

Bedrijfsmatige afweging

Het doet niets af aan het feit dat op een normale bedrijfsmatige manier de afweging moet worden gemaakt wat vanuit de organisatie wordt gefaciliteerd en hoe dat wordt gedaan. Het toestaan van allerhande apparaten betekent niet automatisch dat dan ook alle applicaties en gegevens daar vanaf toegankelijk moeten zijn. Zo is een telefoon of tabletcomputer niet echt geschikt om een grote hoeveelheid gegevens in te voeren en heeft een telefoon nog extra beperkingen door het kleine scherm. Een zakelijke afweging blijft dus nodig, want elke uitbreiding kost tijd en/of geld en brengt risico’s met zich mee op het gebied van beveiliging. Probeer echter niet bij voorbaat alles tegen te houden, want voor veel dingen is er een goede reden aanwezig om het juist wel te doen. Overigens vinden de medewerkers anders ook snel genoeg een eigen manier om het toch te regelen. Die manieren blijven dan helemaal buiten het beeld van de IT-afdeling en dat levert nog meer risico’s op.

Flexibel gebruik IT-infrastructuur

‘Jonge medewerkers negeren IT-beleid’ is de titel van een onlangs verschenen artikel naar aanleiding van een onderzoek van Cisco. Twee op de drie in dit onderzoek ondervraagde personen geeft aan dat het IT-beleid moet worden aangepast aan de vraag naar meer arbeidsflexibiliteit. In AN, afl. 22, 2011 zijn zes scenario’s beschreven om aan de ‘achterkant’, binnen de organisatie, de juiste voorwaarden in de infrastructuur te creëren voor een flexibel IT-beleid. In dit artikel een aantal mogelijkheden op een rij om flexibel gebruik te kunnen maken van die infrastructuur, want dat is toch waar het uiteindelijk om gaat.

Wensen

De meest eenvoudige variant van het toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk vanaf een willekeurige locatie is het inloggen met de (bedrijfs)laptop via een beveiligde verbinding. Als gebruik wordt gemaakt van een gecentraliseerde omgeving is dit relatief eenvoudig te realiseren en vaak ook al geregeld. Een veelgehoorde wens sinds de opkomst van de smartphones is het kunnen synchroniseren van mail, agenda, contactpersonen en eventueel takenlijsten. Met de komst van de tablets zijn daar enkele redelijk universele wensen bij gekomen:

  • vergaderstukken digitaal kunnen verspreiden binnen de organisatie en ook achteraf nog kunnen raadplegen;
  • kunnen benaderen van interne kennisdelingsplatformen.

Het gebruik van social media staat bewust niet in dit lijstje, omdat de organisatie daar in het algemeen in technische zin niets voor hoeft te regelen (behalve het opheffen van eventuele eerder ingestelde blokkades hierop). Dat hebben de medewerkers zelf al lang gedaan. Het kunnen benaderen van de bedrijfsapplicaties is ook een minder belangrijk punt, omdat deze vaak (nog) niet gebruiksvriendelijk werken vanaf touchscreens. Het op een geschikte manier ontsluiten van relevante informatie vanuit deze applicaties voor de mobiele apparaten is wel een uitdaging voor de komende tijd.

Beveiliging data

Een van de mooie zaken bij het extern inloggen op het kantoornetwerk via een Citrix- en/of Microsoft-oplossing is dat alle data binnen het kantoornetwerk blijven. In steeds meer gevallen is dat ondergebracht binnen een goed geconditioneerd en fysiek beveiligd datacenter. De beveiliging van het apparaat, waarmee wordt ingelogd, is in deze situatie veel minder relevant. Ten opzichte van de situatie waarbij de cliëntgegevens werden opgeslagen op de laptop om ze mee te nemen naar de klant is dit een grote vooruitgang.

Op basis van deze voordelen met betrekking tot de beveiliging lijkt het voor de hand te liggen om vanaf andere apparaten op dezelfde manier in te loggen. Alle getroffen beveiligingsmaatregelen, zoals two-factor authenticatie, zijn dan onverminderd van toepassing. In de praktijk zijn hier twee bezwaren tegen:

  • verminderde gebruiksvriendelijkheid van de applicaties op touchscreens;
  • licentievoorwaarden van sommige applicaties.

Het gebruik van ‘apps’ op smartphones en tablets kent deze problemen niet, maar geeft wel een lastiger situatie als het gaat om beveiliging, doordat data lokaal op de apparaten terecht kunnen komen.

Beveiliging apparaten

Passende beveiliging van de toegang tot mobiele apparaten is een vereiste in een zakelijke omgeving. Het afdwingen van een wachtwoord met bijbehorende en- cryptie en zorgen dat een apparaat na een aantal foutief ingevoerde wachtwoorden wordt gewist, zijn toch wel de minimaal te nemen maatregelen. Ook de mogelijkheid om een apparaat op afstand handmatig te kunnen wissen hoort erbij. De benodigde beveiligingsinstellingen kunnen in veel gevallen vanaf de mailserver via de mailsynchronisatie worden afgedwongen. Niet accepteren van de vereiste policy betekent dan automatisch het niet kunnen synchroniseren van mail, agenda, e.d. Als een mailserver wordt gebruikt die dit niet ondersteunt, zijn er andere beheertools genoeg die kunnen worden ingezet voor dit doel. Als medewerkers gebruikmaken van persoonlijke smartphones en tablets is er een bijzonder aandachtspunt. In het belang van de organisatie kan het nodig zijn om een apparaat op afstand te wissen. In veel gevallen betekent dit wissen het herstellen van de fabrieksinstellingen, waarbij alle persoonlijke gegevens en instellingen verloren gaan. Het is verstandig om dit als recht van de organisatie in een korte overeenkomst vast te leggen.

‘In een netwerkwereld zijn de persoonlijke contacten van medewerkers belangrijk voor een organisatie. Techniek moet dan niet in de weg staan.’

Licenties

Het licentiemodel van veel van de in de accountancy gebruikte software is gebaseerd op ‘named users’. Voor elke medewerker die toegang heeft tot de applicatie moet een licentie worden aangeschaft. Vanaf welk apparaat diegene toegang krijgt, is niet van belang. Dit is de eenvoudigste situatie, die met alle extra apparaten geen problemen oplevert. Lastiger wordt het met de meest gebruikte Office suite. De licenties hiervan die bij kleine en middelgrote organisaties worden gebruikt, zijn vrijwel altijd gebonden aan een ‘device’. Voor elk apparaat dat toegang krijgt tot de applicatie via bijvoorbeeld Citrix, moet een extra licentie worden aangeschaft. Als iemand dus een bedrijfscomputer, een tablet en een privé-computer gebruikt, zijn drie licenties nodig en dat wordt dan wel een erg kostbare zaak.

Toegang tot informatie

Veel van de genoemde wensen kunnen via webbased oplossingen worden gerealiseerd. Een voorbeeld: als een organisatie beschikt over een intranet, kan daar een onderdeel worden ingericht voor alle vergaderstukken waar geautoriseerde personen toegang toe krijgen. Als het intranet dan wordt ontsloten voor toegang vanaf tablets, bij voorkeur met een geschikte ‘app’ voor het gebruiksgemak, dan kan op een heel efficiënte en goedkope manier de verspreiding van documenten worden gerealiseerd. En de extra kosten en milieubelasting van de tablets kunnen dan weer worden terugverdiend. Een soortgelijke invulling is voor meer zaken te maken.

Cloud en privacy

De smartphones en tablets bieden via alle beschikbare ‘apps’ nog heel veel extra mogelijkheden. Vaak wordt daarbij informatie ergens op internet opgeslagen, ofwel ‘in the cloud’. Het verdient aandacht om te zorgen dat cliëntgegevens niet op deze manier ergens op internet terechtkomen. Zeker als het gaat om persoonsgegevens (en daar hebben accountantskantoren vaak mee te maken) stelt de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) strenge eisen, waaraan veel cloud-oplossingen niet voldoen. De beste manier om het onveilig opslaan van gegevens te voorkomen, is het zelf realiseren van een passende oplossing die de gewenste mogelijkheden biedt. Dat is soms nog lastig, maar wordt steeds beter in te vullen.

Advertenties

Maak het leren makkelijker!

Deze keer eens een artikel met wat minder raakvlakken met specifiek Accountancy of ICT. Met informatieverwerking heeft het wel alles te maken, dus in die zin past het weer wel op dit blog.

In artikelen en tijdens lezingen wordt nogal eens gezegd dat jongeren tegenwoordig meer moeite zouden hebben met het tot zich nemen van informatie door alleen maar te luisteren. Het gebruik van PowerPoint wordt in zulke artikelen vaak als negatief aangeduid, omdat dat af zou leiden van de inhoud. Eerlijk gezegd denk ik, dat er niet zoveel verschil is met vroeger, maar dat het nu meer opvalt, doordat we nu vele malen meer informatie tot ons moeten nemen als de mensen enkele tientallen tot honderden jaren geleden. De vergelijking dat een mens in de middeleeuwen in zijn hele leven net zoveel informatie te verwerken kreeg als wij in een dag, komt op mij best realistisch over.

Zelf heb ik ook veel moeite met het opnemen van informatie als die alleen maar verteld wordt zonder dat het inzichtelijk wordt gemaakt door een presentatie of andere onderbouwende documentatie. Daarom dacht ik nogal eens dat ik zou horen bij die groep uitzonderingen, waarvoor alleen luisteren niet genoeg is. Daarom heb ik me er eens wat in verdiept hoe het komt dat de een wel kan onthouden wat er wordt gezegd, terwijl de ander daar moeite mee heeft.

Een aantal jaren geleden waren er niet zoveel mogelijkheden om dingen ook visueel weer te geven. Toch waren er toen ook al verschillen zien: waarom kon de een vertellen zonder echt te boeien, terwijl bij ander de luisteraars als het ware aan zijn lippen hingen? Uiteraard heeft het onderwerp van het verhaal of de lezing daarmee te maken, maar dat is niet de hoofdreden, denk ik. Wat veel belangrijker is in mijn beleving, is de manier waarop het wordt verteld. Voor mensen die zijn ingesteld op het leren door luisteren kan een complete en juiste beschrijving voldoende zijn. Voor mensen die meer visueel zijn ingesteld, is het belangrijk dat het zo wordt verteld dat ze het voor zich kunnen zien, zich er een beeld van kunnen vormen. En daar zit, denk ik, ook het verschil tussen de eerder genoemde vertellers: bij de eerste hoor je een verhaal over iets of iemand, terwijl je je bij de tweede zelf hoofdpersoon waant.

Inmiddels ben ik er achter gekomen, dat er drie leerstijlen zijn: leren door te luisteren, leren door te zien of leren door te doen. Voor veel mensen misschien voor de hand liggend, maar voor mij verduidelijkte dit veel. Met betrekking tot deze leerstijlen is het van belang om te zeggen, dat deze leerstijlen elk bij mensen van elk willekeurig intelligentieniveau voor kunnen komen. Het is dus niet zo dat de slimste mensen bijvoorbeeld kunnen leren door alleen maar te luisteren, terwijl wat lager geschoolden alleen maar zouden kunnen leren door te doen.

Bij het overdragen van kennis wordt nogal eens gekozen voor één manier: vertellen, laten zien of zelf laten doen. Hierbij is de gekozen manier vaak de voorkeursstijl van degene die kennis over moet dragen. Helaas komt het zelden voor dat de hele groep mensen, die de kennis tot zich moet nemen, diezelfde leerstijl heeft. Het combineren van deze leerstijlen zou dus wel eens veel effectiever kunnen zijn, dan het alleen maar hanteren van de voorkeursstijl van de kennisoverdrager. Dit vraagt overigens wel extra inspanning van de laatste.

Ook degene die de kennis tot zich moet nemen, kan het voor zichzelf makkelijker maken. Iemand die visueel is ingesteld, kan veel plezier hebben van het maken van aantekeningen in de vorm van een mindmap, handmatig of via software (bijv. XMind waarvan een gratis versie beschikbaar is, die meestal ruim voldoende mogelijkheden biedt). Hierin wordt de inhoud van het behandelde schematisch weergegeven en daardoor veel overzichtelijker. Als iemand makkelijker leert door te doen, is daar ook vaak wel een mouw aan te passen. Afhankelijk van het onderwerp zal dat de ene keer zijn in de vorm van oefeningen en een andere keer door echt fysiek aan de slag te gaan.

Samengevat: bij het overdragen van kennis is er zowel aan de kant van degene die kennis over moet dragen als aan de kant van degene die kennis tot zich moet nemen een hoop winst te halen als ieder zich ervan bewust is, dat er meerdere leerstijlen zijn en dat vrijwel iedereen een voorkeur heeft voor een van deze leerstijlen. Het versimpelen van de leerstof, om het iedereen te laten begrijpen, is niet nodig als de kennisoverdracht op de juiste manier plaatsvindt. Vandaar de titel “Maak het leren makkelijker!” boven dit artikel.

Wachten of informatie of gewoon zelf gaan halen?

Wie kent het gevoel niet steeds meer informatie te moeten verwerken, dat ook daadwerkelijk te doen en toch nog regelmatig het idee te hebben, belangrijke dingen te missen? Ik kom regelmatig mensen tegen, die mij vragen, hoe ik hier mee om ga. Zelf heb ik dit gevoel ook echt wel eens, maar gelukkig niet zo vaak. Daarom ga ik er toch een blog aan wagen.

Een van de feiten rondom kenniswerk is het in grote hoeveelheden beschikbaar zijn van informatie. In plaats van de periodiek verschijnende vakbladen aan het begin van deze eeuw komt er nu dagelijks een veelvoud aan informatie beschikbaar, meestal nog gratis ook en kwalitatief hoeft het zeker niet minder te zijn.

Dit heeft grote voordelen, maar je moet wel zelf aan de slag om de informatie te halen. Waar je vroeger (klinkt verder weg dan het is) een abonnement op een vakblad nam of een ander vakblad uitzocht als je functie wijzigde, moet je nu al die andere informatie zelf opzoeken. Als alle beschikbare informatie bij je zou worden gebracht, wordt je er ook niet gelukkig van en stop je waarschijnlijk acuut om ook nog maar iets te lezen.

Een paar ideeën om aan de juiste informatie te komen, zonder te verdrinken in de hoeveelheid:

Doel
Stel voor jezelf vast van welke onderwerpen, vakgebieden, ontwikkelingen, enz., je op de hoogte wilt blijven. Beperk dit niet teveel, maar maak wel onderscheid tussen zaken, waarbij hoofdlijnen voldoende zijn en zaken, die je redelijk gedetaillerd wilt of zelfs moet volgen. Het op deze manier bepalen van je focus helpt je om enerzijds je informatiebronnen te zoeken en anderzijds de informatie sneller te filteren op relevantie.

Zoeken naar informatie
Als er iets dynamisch is in het kennistijdperk van nu, zijn het de beschikbare informatiebronnen. Het zoeken naar de juiste informatie is daardoor een steeds veranderend onderdeel van je werk, doordat er telkens nieuwe bronnen bij komen. Zomaar een paar ontwikkelingen van de laatste paar jaar, die je kunnen helpen:

  • RSS feeds: op vrijwel elke website zijn RSS feeds te vinden, waarmee je via een RSS reader heel makkelijk actuele informatie kunt verzamelen, zonder telkens al die websites na te gaan zoeken. Dit is een momenteel een van de makkelijkste manieren om informatie van heel veel websites bij te houden zonder er veel werk aan te hebben. Erg handig hiervoor is bijv. Netvibes (of een voorbeeld, zoals ik het gebruik).
  • Blogs: op blogs wordt praktijkinformatie gedeeld door mensen, die zo gek zijn van hun werk, vak, hobby of wat dan ook, dat ze de moeite nemen om die informatie ook nog eens gratis beschikbaar te stellen. Vaak is dit betrouwbaarder dan de marketingteksten op officiële websites van bedrijven.
  • Twitter: door de juiste mensen te volgen op Twitter kun je redelijk eenvoudig aan allerlei relevante actuele informatie komen. Deze mogelijkheid kost geen geld, weinig tijd en levert genoeg op. Tip: kijk ook eens, wie degenen volgen, die jij volgt.
  • LinkedIn: als je je netwerk op LinkedIn op de juiste manier onderhoudt, dus bijv. voldoende geven en niet alleen nemen, heb je ongemerkt vaak heel veel mensen, die misschien wel de informatie hebben, die je nodig hebt. Je moet wel durven vragen, maar ga er van uit, dat mensen graag informatie delen op onderwerpen, waar ze veel van weten. En stel vragen ook via de “Discussions” bij relevante “Groups”.

Wees verder zelf selectief: informatie via digitale media, die later wordt gevolgd door informatie op papier, is niet zo zinvol. Maak dan een keuze: papier kan ook een mooie bundeling zijn van informatie, die anders in veel kleine stukjes komt. Het ligt er maar net aan, hoe actueel iets moet zijn.

Wachten tot informatie wordt gebracht, werkt niet meer
Als je wacht tot informatie bij je wordt gebracht, loop je binnen korte tijd redelijk ver achter, denk ik. Formele informatie wordt via de (nog) bestaande vakbladen als het van buiten de organisatie komt of via nieuwsbrieven, cursussen of handboeken als het interne informatie binnen de organisatie betreft, op een gegeven moment wel gebracht, maar dat lijkt mij niet voldoende meer als je geen ‘grijze muis’ wilt zijn of worden.

Van de andere kant gezien: informatie brengen wordt ook redelijk onmogelijk, doordat er zoveel is, dat je niet meer weet wat je bij wie zou moeten brengen. Dit geldt uiteraard niet voor de verplichte kost binnen een organisatie, zoals ik hiervoor al heb genoemd: dat moet iedereen binnen de duidelijk bekende doelgroep gewoon krijgen en weten.

Informatie brengen: afstemmen op je doelgroep
De ervaring, die ik zelf heb bij informatie die wordt gebracht (zowel vanuit de organisatie als van daarbuiten), is dat het vaak niet is afgestemd op de doelgroep. Er is dan bijv. een algemene nieuwsbrief, waar elke ontvanger in moet gaan zoeken wat voor hem/haar van belang is. Het aangeven van voorkeuren is dan ook niet mogelijk. Volgens mij is dit een ideale manier om te zorgen, dat zo’n nieuwsbrief niet wordt gelezen.

Tenslotte
Ga aan de slag! De enige manier om de informatie te krijgen, die je relevant vindt en dus niet meer of minder, is gewoon aan de slag gaan. Dit lijkt misschien lastig, maar valt best mee. Niet beginnen is in elk geval vroeg of laat verdrinken in de informatie. Als je je bronnen goed verzamelt, kijk je ook wel zo ver vooruit, dat het niet zo erg is als je een keer wat mist. Belangrijke dingen kom je echt nog wel vaker tegen.

Wikinomics en meer

Inmiddels is de vakantie al weer voltooid verleden tijd, dus weer eens tijd voor een nieuw bericht. Voor mij nog maar geen Het nieuwe vakantievieren en gewoon lekker weg, zonder aan m’n werk te denken en dat is dit jaar prima gelukt. Dankzij Getting Things Done met een heerlijk opgeruimd gevoel op vakantie en na de vakantie in één dag alle mail en post van de hele vakantie wegwerken lijkt me toch geen slechte score. Volgens De Nationale Mailindex was het in elk geval een behoorlijk goed resultaat.

In de vakantie heb ik dan m’n werk wel thuis gelaten, maar als leesvoer had ik o.a. Wikinomics meegenomen. Dat heb ik inmiddels dan ook voor een behoorlijk stuk gelezen en heeft me weer genoeg gegeven om over na te denken. In een toch wel redelijk conservatieve branche als de accountancy behoren twee belangrijke punten, die telkens weer opduiken in dat boek, niet echt tot de dagelijkse routine: innovatie op alle mogelijke manieren en het op vrijwillige basis delen van actuele kennis en informatie, zowel binnen als buiten de eigen organisatie. In een interview tijdens een congres in juni was een van de auteurs van dit boek, Don Tapscott, zelfs van mening dat de huidige economische crisis geen recessie is, maar de overgang naar een netwerksamenleving.

In veel bedrijven, die ik ken, worden allerlei nieuwe mogelijkheden (Hyves, LinkedIn, Twitter, Facebook, blogs, enz.) nog niet echt als zinvol gezien en dus gebruikt, maar eerder met argusogen bekeken als zijnde onveilig. En dat terwijl een toenemend deel van de collega’s hiermee is opgegroeid en niet beter weet als het op deze manier communiceren. En hoeveel (potentiële) klanten en collega’s zijn hier misschien wel te vinden? Of omgekeerd: welke potentiële collega is hier nu niet te vinden? Nog best wel een weg te gaan, denk ik, maar wel een heel boeiende weg. Om eerlijk te zijn: van de meeste dingen zie ik echt de zin wel in, maar van Twitter kan ik dat nog niet zo ontdekken (of zou dat komen doordat ik zelf nog niet Twitter?). Tijd voor een ‘social networking strategie’, maar dan wel heeeeel snel, anders is het al weer achterhaald voor we er over hebben nagedacht en er wat mee hebben gedaan.

Wat me overigens wel opvalt op bijv. LinkedIn, is het relatief geringe gebruik van veel functies, zoals bijv. de Discussions en News. In veel groepen zie je alleen wat discussies en nieuws gepubliceerd door de eigenaar/beheerder van de groep en gebeurt er verder niet veel, alle goede bedoelingen ten spijt. Blijkbaar worden veel mensen toch lid van die groepen zonder te willen nadenken over dingen die er echt toe doen en waar de groep voor is aangemaakt.

Tot slot nog een leuke ervaring van vorige week als het gaat om kennis delen: voor een van de twee belangrijke applicaties, die worden gebruikt binnen de organisatie, waar ik werk, zijn er per vestiging één of twee ‘key users’. Enkele keren per jaar hebben we een overleg met deze groep, zo ook vorige week. Die dag was bedoeld als cursusdag, maar om die dag zinvol te besteden, was het eerste agendapunt een brainstormsessie over wat we zouden moeten doen om onze cliënten nog beter van dienst te zijn en op welke manier we de bewuste applicatie en bijbehorende interne processen daar zo goed mogelijk voor kunnen inrichten en gebruiken. Van alle ideeën kon een behoorlijk deel heel snel worden gerealiseerd, doordat een of meer van de collega’s zich daar al eens in had verdiept. Doordat we voor het vastleggen en delen van al dit soort ideeën tot voor kort geen geschikt medium hadden, is er nooit iets gedaan met al die ideeën. Hier hebben we inmiddels uiteraard verandering in gebracht! En dat is nog maar het begin.

Uitbreiding intranet

Gisteren heb ik een eerste concept gereed gemaakt voor een uitbreiding op ons intranet. Technisch misschien niet bijzonder meer, maar een accountantsorganisatie waar steeds meer vraag is naar zo’n oplossing ter ondersteuning van vaktechnische commissies en kennisgroepen is naar mijn idee toch nog niet zo heel gangbaar. Vooral niet omdat deze zelfde commissies en kennisgroepen het alleenrecht op het publiceren van kennis kwijt raken: iedereen mag namelijk gaan laten zien wat hij/zij weet en de gebruiker er van bepaalt hoeveel waarde hij er aan hecht.

De gekozen opzet voor het intranet heeft de volgende onderdelen:

  • Knowledge Base / Wiki t.b.v. kennisdocumenten
  • Persoonlijke profielen van alle medewerkers, die de medewerkers zelf beheren
  • Discussieforums
  • Weblogs

Niet echt wereldschokkend, maar door de samenhang hierin verwachten we wel dat we alle beschikbare informatie beter terug kunnen gaan vinden en dus beter gaan gebruiken. De vraag hiernaar bestaat al langere tijd, dus het initiatief hoefde niet vanuit de hoek van de ICT te komen. Ook is de drempel er uit, dat alleen bepaalde medewerkers kunnen publiceren na bespreking/goedkeuring/enz. Best leuk!

Na redelijk uitgebreid zoeken, hebben we voor dit concept gekozen voor een oplossing op basis van Sharepoint. Die oplossing voldoet en is voor ons praktisch, omdat we in onze infrastructuur alleen Windows als besturingssysteem gebruiken. Uiteindelijk gaat het om de kennis, die wordt gedeeld en gebruikt, dus technisch hebben we een standaardoplossing gekozen.

En nu maar lekker aan de slag om het concept verder uit te werken naar een definitief geheel, voor zover zoiets definitief zou kunnen worden natuurlijk.

%d bloggers liken dit: