Skype: hoe ‘gratis’ is het?

Dat allerlei ‘gratis’ diensten op internet niet zo gratis zijn als ze lijken, dringt steeds meer door bij veel mensen. Dat er risico’s zitten aan met name het zakelijk gebruiken van online diensten als Dropbox, Skype, enz., erkennen veel mensen ook wel. De praktijk wijst echter uit, dat het gebruiksgemak van zulke diensten toch belangrijker is dan de risico’s en dat ze dus wel worden gebruikt.

In de voorwaarden van zulke diensten is het vaak zoeken naar de risico’s. Deze week werd ik geattendeerd op een soort, die ik nog niet eerder had opgemerkt: in de voorwaarden van Skype staat, dat je als gebruikeSkype_logor ermee akkoord gaat, dat anderen jouw computer gebruiken om Skype te kunnen gebruiken. Verwacht nu niet dat ineens iemand anders achter je computer kruipt. Zo erg is het nou ook weer niet. Of misschien is het eigenlijk nog wel erger: je ziet het niet en toch gebeurt het. Skype gebruikt namelijk op de achtergrond de processor en het geheugen van je computer voor andere Skype-gebruikers binnen hetzelfde netwerk en als je deze software gebruikt, ben je daarmee akkoord gegaan. Lees het gecursiveerde deel in artikel 5.2 van de voorwaarden maar eens:

5.2 Gebruik van uw benodigdheden: De Software voor internetcommunicatie kan gebruikmaken van de rekencapaciteit, het geheugen en de bandbreedte van de computer (of andere relevante apparatuur) die u gebruikt, met als enkel doel het faciliteren van de communicatie en het tot stand brengen van de verbinding tussen gebruikers van Software voor internetcommunicatie. Indien uw gebruik van de Software voor internetcommunicatie afhankelijk is van het gebruik van een processor en de bandbreedte die eigendom zijn van of beheerd worden door derden, erkent u en stemt u ermee in dat u om gebruik te kunnen maken van uw licentie voor het gebruik van de Software voor internetcommunicatie, eerst toestemming voor dat gebruik moet krijgen van de betreffende derden. Door acceptatie van deze Voorwaarden geeft u te kennen deze toestemming te hebben verkregen.

Wat er precies gebeurt en in hoeverre je computer wordt gebruikt als anderen Skypen, heb ik nog niet kunnen achterhalen. Ik ben een beetje bang dat dit een analyse van het netwerkverkeer vraagt, want de website van Skype zwijgt hierover. Helaas heb ik geen (betaalde) optie kunnen vinden om dit soort dingen te voorkomen en dat is nu weer best jammer van dat soort diensten. Een klein bedrag betalen voor het gebruik zou het mij wel waard zijn om dit soort dingen te voorkomen.

Advertenties

IT-beleid op de schop dankzij nieuwe devices

Dit artikel is gepubliceerd in Accountancynieuws op 6 april 2012

Het aantal soorten apparaten dat kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie neemt toe. Tien jaar geleden werden laptops gangbaar. Vijf jaar geleden was het nog redelijk uniek als iemand de beschikking had over een smartphone. Twee jaar geleden waren er nog geen tablets en kwam je hooguit af en toe iemand tegen met een e-reader. Inmiddels zijn deze apparaten volop in gebruik en het duurt vast geen vijf jaar voor er weer iets nieuws bijkomt.

De vraag of deze nieuwe apparaten – die op het eerste gezicht vaak een behoorlijk ‘gadget’-gehalte hebben – zinvol zijn moet op een andere manier worden beoordeeld. De afweging puur op basis van te berekenen productiviteitsverbetering voldoet niet meer. In de praktijk hebben medewerkers vaak zelf al de beschikking over tools die binnen de organisatie nog niet in gebruik zijn. Deze tools willen ze graag ook zakelijk kunnen gebruiken. Het levert gemak op en het is een manier van werken die bij hen past. Hiervoor worden termen als ‘Bring Your Own Device’ en ‘consumerization’ gebruikt.

In een ‘netwerkwereld’ zijn de persoonlijke contacten van medewerkers belangrijk voor een organisatie. De technische mogelijkheden moeten dan niet in de weg staan om op een moderne manier productief te kunnen zijn. De medewerkers die het IT-beleid negeren volgens het genoemde onderzoek (zie kader), weten niet beter dan altijd online te zijn en willen ook niet anders. En last but not least: IT-afdelingen kunnen het gebruik van deze nieuwe apparaten best op een goede en veilige manier faciliteren. De argumenten met betrekking tot beveiliging en beheer om het gebruik tegen te houden, houden geen stand en moeten en kunnen op een praktische manier effectief worden ingevuld.

Bedrijfsmatige afweging

Het doet niets af aan het feit dat op een normale bedrijfsmatige manier de afweging moet worden gemaakt wat vanuit de organisatie wordt gefaciliteerd en hoe dat wordt gedaan. Het toestaan van allerhande apparaten betekent niet automatisch dat dan ook alle applicaties en gegevens daar vanaf toegankelijk moeten zijn. Zo is een telefoon of tabletcomputer niet echt geschikt om een grote hoeveelheid gegevens in te voeren en heeft een telefoon nog extra beperkingen door het kleine scherm. Een zakelijke afweging blijft dus nodig, want elke uitbreiding kost tijd en/of geld en brengt risico’s met zich mee op het gebied van beveiliging. Probeer echter niet bij voorbaat alles tegen te houden, want voor veel dingen is er een goede reden aanwezig om het juist wel te doen. Overigens vinden de medewerkers anders ook snel genoeg een eigen manier om het toch te regelen. Die manieren blijven dan helemaal buiten het beeld van de IT-afdeling en dat levert nog meer risico’s op.

Flexibel gebruik IT-infrastructuur

‘Jonge medewerkers negeren IT-beleid’ is de titel van een onlangs verschenen artikel naar aanleiding van een onderzoek van Cisco. Twee op de drie in dit onderzoek ondervraagde personen geeft aan dat het IT-beleid moet worden aangepast aan de vraag naar meer arbeidsflexibiliteit. In AN, afl. 22, 2011 zijn zes scenario’s beschreven om aan de ‘achterkant’, binnen de organisatie, de juiste voorwaarden in de infrastructuur te creëren voor een flexibel IT-beleid. In dit artikel een aantal mogelijkheden op een rij om flexibel gebruik te kunnen maken van die infrastructuur, want dat is toch waar het uiteindelijk om gaat.

Wensen

De meest eenvoudige variant van het toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk vanaf een willekeurige locatie is het inloggen met de (bedrijfs)laptop via een beveiligde verbinding. Als gebruik wordt gemaakt van een gecentraliseerde omgeving is dit relatief eenvoudig te realiseren en vaak ook al geregeld. Een veelgehoorde wens sinds de opkomst van de smartphones is het kunnen synchroniseren van mail, agenda, contactpersonen en eventueel takenlijsten. Met de komst van de tablets zijn daar enkele redelijk universele wensen bij gekomen:

  • vergaderstukken digitaal kunnen verspreiden binnen de organisatie en ook achteraf nog kunnen raadplegen;
  • kunnen benaderen van interne kennisdelingsplatformen.

Het gebruik van social media staat bewust niet in dit lijstje, omdat de organisatie daar in het algemeen in technische zin niets voor hoeft te regelen (behalve het opheffen van eventuele eerder ingestelde blokkades hierop). Dat hebben de medewerkers zelf al lang gedaan. Het kunnen benaderen van de bedrijfsapplicaties is ook een minder belangrijk punt, omdat deze vaak (nog) niet gebruiksvriendelijk werken vanaf touchscreens. Het op een geschikte manier ontsluiten van relevante informatie vanuit deze applicaties voor de mobiele apparaten is wel een uitdaging voor de komende tijd.

Beveiliging data

Een van de mooie zaken bij het extern inloggen op het kantoornetwerk via een Citrix- en/of Microsoft-oplossing is dat alle data binnen het kantoornetwerk blijven. In steeds meer gevallen is dat ondergebracht binnen een goed geconditioneerd en fysiek beveiligd datacenter. De beveiliging van het apparaat, waarmee wordt ingelogd, is in deze situatie veel minder relevant. Ten opzichte van de situatie waarbij de cliëntgegevens werden opgeslagen op de laptop om ze mee te nemen naar de klant is dit een grote vooruitgang.

Op basis van deze voordelen met betrekking tot de beveiliging lijkt het voor de hand te liggen om vanaf andere apparaten op dezelfde manier in te loggen. Alle getroffen beveiligingsmaatregelen, zoals two-factor authenticatie, zijn dan onverminderd van toepassing. In de praktijk zijn hier twee bezwaren tegen:

  • verminderde gebruiksvriendelijkheid van de applicaties op touchscreens;
  • licentievoorwaarden van sommige applicaties.

Het gebruik van ‘apps’ op smartphones en tablets kent deze problemen niet, maar geeft wel een lastiger situatie als het gaat om beveiliging, doordat data lokaal op de apparaten terecht kunnen komen.

Beveiliging apparaten

Passende beveiliging van de toegang tot mobiele apparaten is een vereiste in een zakelijke omgeving. Het afdwingen van een wachtwoord met bijbehorende en- cryptie en zorgen dat een apparaat na een aantal foutief ingevoerde wachtwoorden wordt gewist, zijn toch wel de minimaal te nemen maatregelen. Ook de mogelijkheid om een apparaat op afstand handmatig te kunnen wissen hoort erbij. De benodigde beveiligingsinstellingen kunnen in veel gevallen vanaf de mailserver via de mailsynchronisatie worden afgedwongen. Niet accepteren van de vereiste policy betekent dan automatisch het niet kunnen synchroniseren van mail, agenda, e.d. Als een mailserver wordt gebruikt die dit niet ondersteunt, zijn er andere beheertools genoeg die kunnen worden ingezet voor dit doel. Als medewerkers gebruikmaken van persoonlijke smartphones en tablets is er een bijzonder aandachtspunt. In het belang van de organisatie kan het nodig zijn om een apparaat op afstand te wissen. In veel gevallen betekent dit wissen het herstellen van de fabrieksinstellingen, waarbij alle persoonlijke gegevens en instellingen verloren gaan. Het is verstandig om dit als recht van de organisatie in een korte overeenkomst vast te leggen.

‘In een netwerkwereld zijn de persoonlijke contacten van medewerkers belangrijk voor een organisatie. Techniek moet dan niet in de weg staan.’

Licenties

Het licentiemodel van veel van de in de accountancy gebruikte software is gebaseerd op ‘named users’. Voor elke medewerker die toegang heeft tot de applicatie moet een licentie worden aangeschaft. Vanaf welk apparaat diegene toegang krijgt, is niet van belang. Dit is de eenvoudigste situatie, die met alle extra apparaten geen problemen oplevert. Lastiger wordt het met de meest gebruikte Office suite. De licenties hiervan die bij kleine en middelgrote organisaties worden gebruikt, zijn vrijwel altijd gebonden aan een ‘device’. Voor elk apparaat dat toegang krijgt tot de applicatie via bijvoorbeeld Citrix, moet een extra licentie worden aangeschaft. Als iemand dus een bedrijfscomputer, een tablet en een privé-computer gebruikt, zijn drie licenties nodig en dat wordt dan wel een erg kostbare zaak.

Toegang tot informatie

Veel van de genoemde wensen kunnen via webbased oplossingen worden gerealiseerd. Een voorbeeld: als een organisatie beschikt over een intranet, kan daar een onderdeel worden ingericht voor alle vergaderstukken waar geautoriseerde personen toegang toe krijgen. Als het intranet dan wordt ontsloten voor toegang vanaf tablets, bij voorkeur met een geschikte ‘app’ voor het gebruiksgemak, dan kan op een heel efficiënte en goedkope manier de verspreiding van documenten worden gerealiseerd. En de extra kosten en milieubelasting van de tablets kunnen dan weer worden terugverdiend. Een soortgelijke invulling is voor meer zaken te maken.

Cloud en privacy

De smartphones en tablets bieden via alle beschikbare ‘apps’ nog heel veel extra mogelijkheden. Vaak wordt daarbij informatie ergens op internet opgeslagen, ofwel ‘in the cloud’. Het verdient aandacht om te zorgen dat cliëntgegevens niet op deze manier ergens op internet terechtkomen. Zeker als het gaat om persoonsgegevens (en daar hebben accountantskantoren vaak mee te maken) stelt de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) strenge eisen, waaraan veel cloud-oplossingen niet voldoen. De beste manier om het onveilig opslaan van gegevens te voorkomen, is het zelf realiseren van een passende oplossing die de gewenste mogelijkheden biedt. Dat is soms nog lastig, maar wordt steeds beter in te vullen.

Altijd werk doen wat bij je past!

Altijd werk doen wat bij je past, niet alleen inhoudelijk binnen het juiste vakgebied, maar ook voor wat betreft het soort werkzaamheden waar de persoonlijke voorkeur naar uit gaat, wie wil dat niet? Dit is bijna een retorische vraag, want er zullen weinig mensen zijn die dat niet willen. De enige situatie, die ik zou kunnen bedenken om hier nee te antwoorden, is wanneer de angst om te veranderen groter zou zijn dan de wil om vaker werk te doen dat beter past.

In de afgelopen weken heb ik het boek Leve het verschil! gelezen, met de mooie ondertitel “Beter samenwerken, beter presteren”. Hierin wordt het Belbinprincipe met de 9 teamrollen kort en praktisch beschreven. Dit principe kende ik al wel een beetje, maar door het lezen van dit boek zijn een aantal dingen me wel veel duidelijker geworden, bijvoorbeeld waarom ik wel vaak ideeën heb voor een blog, weet wat ik er in wil zetten en de blog er toch pas veel later komt :-). De schrijvers van het boek hebben met deze opmerking mogelijk gelijk een idee van mijn voorkeursrollen. Aan het einde van het artikel zal ik ze overigens nog noemen.

Je eigen voorkeur bepalen

Op de site www.werkenmetteamrollen.nl kun je een korte vragenlijst invullen om een idee te krijgen welke teamrollen het best bij je passen. Ondanks dat het geen professionele test is, geeft het wel een leuke indicatie van je voorkeuren en is de uitkomst praktisch genoeg om verder over na te denken voor jezelf en het team waarmee je werkt.
In deze blog heb ik wel eens wat gedachten vastgelegd over het winnen op sterke punten. Ik had toen nog nooit gehoord van het Belbinprincipe. Na het lezen van het genoemde boek zijn er een aantal dingen op kun plaats gevallen, waar de rest van dit artikel over gaat.

Harkstructuren

Veel organisaties bestaan (nog) uit de bekende hiërarchische harkstructuren, waarin de taakverdeling is geregeld op basis van functieniveau  en vakinhoudelijke kennis. Doorgroeien naar een volgende functie is daarbij grotendeels afhankelijk van de vakinhoudelijke kennis, dus de leidinggevende weet altijd meer dan de ondergeschikte. Rekening houden met persoonlijke eigenschappen lijkt meestal maar zeer beperkt mogelijk te zijn. Door beoordelingsgesprekken en het sturen op redelijk algemene competenties,die voor iedereen met een bepaalde functie gelijk zijn, wordt eigenlijk duidelijk gemaakt dat elk teamlid een kopie moet worden van de teamleider om door te kunnen groeien.  Het risico hiervan is, dat we een team krijgen van mensen die allemaal dezelfde dingen wel of juist niet leuk vinden, doordat mensen met andere voorkeuren vroeger of later afhaken.

Bij uitbreiding van een team is er vaak een ‘klik’ met mensen, die een bepaalde mate van overeenstemming hebben met bestaande teamleden, waardoor de samenstelling van een team makkelijk eenzijdig kan blijven. De angst voor miscommunicatie en conflicten houdt het toevoegen van afwijkende persoonlijkheden aan een team dan tegen.

Werkplezier

Het moeten uitvoeren van werkzaamheden, die je niet echt liggen, zorgt nou niet bepaald voor veel werkplezier. En als iedereen in je team dezelfde dingen niet graag doet, kun je het niet makkelijk bij iemand anders kwijt (behalve dan bij een ondergeschikte, die het zal moeten doen als de leidinggevende het hem of haar opdraagt, maar of dat echt motiveert……).

Een concreet voorbeeld: in een team met creatieve geesten kunnen allerlei prachtige en praktische oplossingen worden bedacht, waar een klant heel gelukkig mee kan worden gemaakt. Zo’n team zal bij uitbreiding waarschijnlijk weer op zoek gaan naar creatieve mensen. Tussen het idee en de gelukkige klant zitten echter nog een paar stappen, die heel wat meer tijd en energie kunnen vragen dan het bedenken van het idee: het idee uitwerken naar een concrete oplossing, de uitvoering hiervan, de communicatie binnen het team en met de klant, enz., enz.. Bij een team van creatievelingen is het maar de vraag of deze stappen werkplezier opleveren.

Als deze creatievelingen mensen aan hun team toe durven voegen, die minder creatief zijn, maar wel goed zijn in het gestructureerd en vakkundig uitvoeren van de oplossingen die zijn bedacht, kunnen ze hun eigen werk waarschijnlijk aanzienlijk leuker maken. Voorwaarde is dan wel, dat ze de tijd nemen om hun creatieve idee duidelijk uit te leggen aan deze uitvoerende medewerkers en geduld hebben als het geheel niet direct duidelijk is. Afhankelijk van de grootte van het team en de werkzaamheden is dit voorbeeld uiteraard uit te breiden naar iemand die sterk is in communiceren met alle betrokkenen of nog verder.

Te mooi om waar te zijn?

Het voorgaande lijkt mischien te mooi om waar te zijn, maar dat is het volgens mij niet. Wel denk ik, dat het nodig is om buiten de bestaande hokjes te denken. Strak vasthouden aan het hiërarchische idee, dat communicatie altijd via een teamleider verloopt, kan bijvoorbeeld een bottleneck zijn. Waarom? Als een teamleider die positie heeft verkregen, doordat hij goed was in zijn werk, zegt dat niets over zijn communicatieve vaardigheden. De mogelijkheid is zelfs heel reëel, dat hij heel goed is in het bedenken en uitvoeren van oplossingen, maar dat het ‘verkopen’ ervan helemaal zijn ding niet is.

Het vereist dan wel lef om het ‘verkopen’ voor een groot deel over te laten aan een teamlid, die dat wel leuk vindt, zeker als deze inhoudelijk minder sterk is. Toch ben ik er van overtuigd, dat het op deze manier samenwerken veel werkplezier én een beter resultaat oplevert. Uiteraard kan het in zo’n situatie heel goed zo zijn, dat de communicatie naar verschillende doelgroepen via verschillende personen verloopt, waarbij de teamleider de communicatie in de hiërarchie (strategisch) naar boven voor zijn rekening neemt, omdat dit inhoudelijk wel zijn ding is en het functioneel ook praktischer is.

Overigens pleit ik er niet voor om dan maar mensen binnen te gaan halen, die inhoudelijk een heel ander vakgebied hebben. Als op een prettige manier gebruik wordt gemaakt van elkaars persoonlijke voorkeuren bij de taakverdeling, is dat vaak helemaal niet nodig en kan dat de samenwerking weer complexer maken. Een gemeenschappelijke basis in de inhoud van het werk dient dan als stevig fundament.

Aan de slag

Om hier mee aan de slag te gaan, moet je eerst weten wie je zelf bent. Je teamgenoten moeten dat ieder voor zich ook weten. Tenslotte moet je het van elkaar weten en hier de taakverdeling op aan gaan passen. En dat is sneller gezegd dan gedaan. Het genoemde boek biedt hier genoeg praktische aanknopingspunten en voorbeelden voor.

In een team zullen er altijd werkzaamheden zijn, waar niemand echt zin in heeft. Dat zal ook altijd wel zo blijven, maar of dit de regel is of de uitzondering, maakt een heel groot verschil.

Om nog even terug te komen op de opmerking aan het begin over mijn voorkeursrollen: in volgorde met de toelichting vanuit de korte teamrollenvragenlijst zijn dat:

  • Plant: wat introverte, creatieve intellectueel. Eigenschappen: out-of-the-box denker en vernieuwend.
  • Monitor: analyseert wat anderen bedenken en doorziet complexe vraagstukken. Eigenschappen: analyserend en objectief.
  • Zorgdrager: heeft oog voor kwaliteit en een neus voor risico en gevaar. Eigenschappen: kwaliteitsgericht en betrokken.

Een valkuil van deze combinatie is het te lang blijven denken voor daadwerkelijk aan de slag te gaan (Leve het verschil, pagina 72). De Plant bedenkt een creatieve oplossing bij een probleem, de Monitor analyseert dit en bedenkt vervolgens een probleem bij de oplossing :-). In mijn geval bewaakt de rol Zorgdrager gelukkig meestal nog een gestructureerde en tijdige uitvoering, maar dat kost aanzienlijk meer energie dan het bedenken van de oplossing voor het probleem en het probleem bij de oplossing… (dit is dus de reden waarom er in werkelijkheid minder blogs komen dan in mijn gedachten al bestaan).

Overigens is er vaak ook wel een goede oplossing te vinden als je je eigen voorkeuren kent. Zelf gebruik ik vaak mindmaps om overzicht te krijgen over alles wat ik aan het bedenken ben. Een voorbeeld met een stukje van de mindmap voor dit artikel zie je hieronder. Daarmee is het makkelijk om overzicht te creëren en niet in het denken te blijven hangen, maar op basis van een redelijk rationele afweging er ook daadwerkelijk wat mee te gaan doen.

Tot zover deze blog. Ik kan het je zeker aanraden om dit boek ook eens te lezen.

(Nieuwe) programmatuur testen voor je softwareleverancier?!

Gisteren ben ik naar Afas geweest voor een bezoek aan het Quality Center om de nieuwe versie van Profit (2011), die medio dit jaar uit gaat komen, te beoordelen met onze eigen database. Afas biedt deze mogelijkheid al enkele jaren, maar tot nog toe was ik daar nooit geweest. Het voelde voor mij altijd een beetje als software testen voor je leverancier, terwijl je gewoon goede, geteste software verwacht. Daar betaal je toch elk jaar aanzienlijke onderhoudsbedragen voor?

Waarom testen voor je leverancier?
Tijdens de AFAS Open in november 2009 (zie eerdere blog) heb ik een aantal nieuwe ontwikkelingen gezien voor Profit 2011. Met name de verbeteringen in de gebruikersinterface, waar echt elke gebruiker van Profit mee te maken gaat krijgen, hebben me op andere gedachten gebracht voor wat het Quality Center betreft. Afas is gelukkig een softwareontwikkelaar, die zijn eigen software heel intensief gebruikt, maar hoe kan een softwareleverancier zulke wijzigingen goed doorvoeren zonder ook de mening van een flink aantal klanten, die de software dagelijks gebruiken, daarin mee te nemen? De medewerkers van Afas zelf zijn in mijn ogen toch gebruikers van Profit met een bovengemiddelde kennis van de software en dus niet helemaal representatief om ontwikkelingen aan af te meten.

Wensen indienen
De mogelijkheid om via de afdeling support wensen voor verbeteringen in te sturen, gebruiken wij best vaak. In de nieuwe versie wordt een behoorlijk aantal wensen m.b.t. de eigenschappenschermen en wizard gerealiseerd, die snel efficiënt werken met Profit weer een stuk verbeteren. Vooral het gebruik van sneltoetsen voor veelgebruikte functies wordt stukken beter. Juist omdat hierin zoveel wensen van ons (en vele anderen) worden gerealiseerd, heb ik nu toch een keer de tijd genomen om naar Leusden te gaan en er zelf mee aan de slag te gaan.

Nu ook de beheerderskant in beeld
Na een korte introductie door Hugo Wijntjes werd mij als eerste gevraagd om een aantal acties uit te voeren in de managementtool, een onderdeel voor beheerders in Profit waar het aanmaken van vrije velden en tabbladen wordt geregeld. Met dat onderdeel heb ik redelijk wat ervaring (het leverde me zelfs de kwalificatie ‘expert’ op), maar toch kwamen er tijdens het uitvoeren van die acties nog wel wat ideeën voor verbetering boven water, zowel bij mij als bij Hugo, die toch al heel wat klanten deze acties uit had zien voeren.

Na het invullen van een korte vragenlijst over deze managementtool werd mij gevraagd om een opzet te schetsen voor de managementtool, zoals deze er volgens mij idealiter uit zou moeten zien. Door het stellen van deze zelfde vragen aan tientallen gebruikers van Profit hoopt Afas de software zo gebruikersvriendelijk te maken en te houden. Na het doornemen van mijn ideeën hierover werd het tijd om aan de slag te gaan met Profit 2011.

Nieuwe versie: Profit 2011
De rest van mijn beschikbare tijd heb ik besteed om in de nieuwe versie de wijzigingen in de gebruikersinterface goed door te nemen aan de hand van een aantal dingen, waar mijn collega’s en ik elke dag mee te maken hebben. De eerste indruk was heel goed, maar het verzinnen van een aantal dingen, dat nog beter kan, lukte toch ook nog zonder moeite. Vaak zijn dit kleine dingen, die niet echt cruciaal zijn, maar die het werken met een programma nog best wat prettiger kunnen maken. Dit leverde mij in elk geval het gevoel op, dat ik daar zeker niet voor niets ben geweest :-). Nu maar hopen dat ze er ook nog wat mee doen.

Bijkomstige voordelen
Naast het beoordelen van de genoemde wijzigingen had mijn bezoek nog een paar redenen:

  • Ontwikkelingen vooraf in kunnen schatten: hoeveel invloed heeft een nieuwe versie op het dagelijkse gebruik van de software?
  • Verbeteringen kunnen in een ontwikkelstadium nog makkelijker worden doorgevoerd dan wanneer iedereen de software al gebruikt. Hopelijk worden m’n opmerkingen daarom nog verwerkt.
  • Een inschatting kunnen maken van de omvang van de werkzaamheden met betrekking tot de conversie. De vorige conversie heeft behoorlijk wat werk opgeleverd, dus daarom was ik wel erg benieuwd naar de komende conversie.
  • In verband met mijn bezoek aan het Quality Center heb ik enkele dagen vooraf een kopie van onze database aangeleverd. Deze is nu na een paar pogingen door de databaseconversie heen gerold, dus dat is voor mij wel een prettig idee.

Volgende keer weer
Als ik wat tijd vrij kan maken, hoop ik over een tijdje, als er een testbare versie van de klantenportalfunctionaliteit beschikbaar is, nog een keer naar Leusden te rijden. Dat kost uiteraard tijd, maar levert ook tijd op, doordat ik dan met zo concreet mogelijk informatie kan werken bij de verdere voorbereidingen voor de implementatie hiervan.

Verslag AFAS Open 2009 Accountancy

Gisteren ben ik samen met een paar collega’s naar de AFAS Open 2009 Accountancy geweest, de jaarlijkse gebruikersdag van AFAS. In deze blog wil ik wil ik een korte indruk geven hoe ik die dag heb ervaren.

Kort verslag
Het eerste deel was een openingssessie, waarin Piet Mars zijn visie op o.a. de recessie en MVO uiteenzette. In zijn visie op de recessie kan ik me aardig vinden, met MVO heb ik wat minder. Dat wil niet zeggen, dat ik duurzaamheid niet belangrijk vind (daarover later nog een keer meer), maar in mijn beleving is MVO vaak een samenvatting van allerlei zaken, die financieel of operationeel gunstig uitpakken en waar vervolgens ook nog een etiket op wordt geplakt met deze drie letters. Ik wil AFAS er zeker niet van beschuldigen, dat het daar zo werkt, want er werden veel goede dingen getoond, maar ik heb er om deze reden gewoon niet zo veel mee. De benaming duurzaamheid vind ik beter en heeft in mijn ogen en oren een minder marketingachtige uitstraling.

Hierna was Bas van der Veldt aan de beurt met eerst zijn visie op de toekomst van Profit en het gebruik ervan en een indruk van de verbeterde algemene functionaliteit in Profit 2011. Hierbij ligt duidelijk de nadruk op verbetering en vereenvoudiging van alle functionaliteit, die Profit al heeft en die door heel veel klanten maar beperkt wordt gebruikt. In de interface komen een behoorlijk aantal verbeteringen, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt om nog veel meer met het toetsenbord te doen en dus minder met de muis. Vooral voor de intensieve gebruiker van Profit, waar ik me zelf onder reken, levert dit best wel tijd op en werkt het gewoon veel prettiger. Ook de bijna 100% conversie, die is beloofd, lijkt me wel wat na de ervaringen van vorig jaar met de conversie van Profit 2005 naar 2008. Die is wel goed verlopen, maar kostte behoorlijk veel tijd.

Na de lunch waren de productmanagers HRM/Payroll en Accountancy aan de beurt. Zij gaven ons een goed overzicht van de functionele wijzigingen, verbeteringen en uitbreidingen, die ons te wachten staan. Die ga ik hier verder niet noemen, maar zagen er gewoon goed uit. In de loop van de middag kwamen er ook diverse zaken langs, die als wens van o.a. onze organisatie waren gerealiseerd, zowel naar aanleiding van ingediende supportincidenten als van de inspraaksessies in het voorjaar. Beide presentaties waren het beluisteren waard en beloofden veel goeds voor het komende jaar.

Wet van de remmende voorsprong
Een van de belangrijke ontwikkelingen in Profit is Profit 2Gether, het klantenportal, dat medio 2010 beschikbaar zal komen. Een terechte opmerking, die diverse keren werd gemaakt, is dat de interne organisatie eerst op orde moet zijn (horizontale ketenintegratie), voordat de contacten met de klant op deze manier kunnen gaan verlopen (verticale ketenintegratie). Het is alleen jammer, dat wij nu te maken krijgen met de wet van de remmende voorsprong: wij zijn intern in de organisatie namelijk al zo ver met de interne processen, dat we een klantportal op een zinvolle manier in kunnen zetten en ook graag in willen gaan zetten, maar AFAS is nog niet zover. Doordat weinig Profit-gebruikers zo ver zijn en AFAS alleen ontwikkelt, waar voldoende klanten om vragen, is het beschikbaar komen van dit klantenportal diverse malen uitgesteld. Nu komt het er dan gelukkig aan, maar AFAS moet wel oppassen om zijn klanten niet te veel de les te lezen, terwijl AFAS zelf de oplossingen nog niet beschikbaar heeft doordat de planning een paar keer is bijgesteld.

Dit laatste punt geldt ook voor de koppeling tussen AFAS Profit en CaseWare, die voor accountantskantoren erg praktisch is. Wij zijn daar al diverse keren mee aan het testen geweest, maar als het koppelen van een CaseWare-dossier aan een Organisatie in AFAS Profit CRM ongeveer een uur duurt, gaan we daar echt niet aan beginnen. Naar mijn mening wordt dit overigens veroorzaakt door de technische structuur van CaseWare en kan AFAS hier niet zo veel aan doen, maar dan moet ook niet worden benadrukt dat we dit echt moeten gaan gebruiken.

Deze twee kritiekpunten doen wat mij betreft verder niets af aan alle goede ontwikkelingen binnen Profit, maar het is wel jammer dat we dit soort mooie functionaliteiten (nog) niet kunnen gebruiken, doordat ze (net) niet af zijn. Het thema van de AFAS Open was “Profit More” en dat lijkt zeker waar te gaan worden.

Toekomst
Alles bij elkaar zie ik de nieuwe versie van Profit graag komen. Gezien het soort en aantal functionele verbeteringen wel jammer, dat het nog een half jaar duurt voor de eerste versie van Profit 2011 beschikbaar komt :-). Maar beter iets later en goed, dan eerder en bewerkelijker, dus dat hebben we er wel voor over. ‘k Heb zojuist gelijk maar een verzoek ingediend om in januari 2010 een keer naar het AFAS Quality Center te gaan om zelf Profit 2011 te gaan testen met een kopie van onze eigen database. Dan kan ik toch vast een keer zelf ervaren hoe het gaat werken. ‘k Ben benieuwd of dat in januari al kan.

Samenwerken aan bestanden en meer…

Iedereen kent het wel: het niet beschikbaar hebben van benodigde bestanden op de juiste computer (bijv. privé of zakelijk). Of: het met iemand van buiten de organisatie samen moeten werken aan één bestand, waarbij uitwisseling van versies plaatsvindt via e-mail, met alle bijbehorende risico’s van gebruik van een verkeerde versie. Hoe meer we samenwerken met personen van buiten de eigen organisatie, hoe vaker we hier tegenaan gaan lopen. Of anders gezegd: hoe intensiever we deel uit gaan maken van de kenniseconomie, hoe vaker we dit soort zaken nodig hebben.

Via internet zijn hier mooie oplossingen voor beschikbaar, waarvan een deel ook nog gratis te gebruiken is met vaak alleen wat beperkingen, die de meeste mensen niet eens opmerken: bijv. de totale hoeveelheid data die mag worden opgeslagen of wat geavanceerde features, die alleen van belang worden bij het samenwerken met grotere groepen.


Een van de oplossingen, die volledig online werkt, is Box.net. Deze oplossing kan ook worden toegevoegd als applicatie binnen LinkedIn. Box.net is vooral gericht op samenwerken en beschikt daarvoor bijv. ook over disscussieforums en het koppelen van taken aan documenten. Voor het eenvoudig delen van of samenwerken aan bestanden is dit een praktische oplossing. Het enige nadeel, dat ik heb kunnen vinden, in de Lite-versie (gratis) is het ontbreken van versiebeheer.

Een andere oplossing, waarvoor je wel wat software moet installeren (beschikbaar voor Windows, Linux, Mac en iPhone) is Dropbox. Deze oplossing is gericht op het synchroon laten lopen van mappen en bestanden tussen meerdere computers. Uiteraard verloopt dit via je account bij Dropbox op internet. Dit kan ook op meerdere computers, waardoor je bestanden eenvoudig op meerdere computers beschikbaar kunt houden. De opties om samen te werken aan bestanden zijn wat basaler dan bij Box.net, maar bestanden delen is wel mogelijk. Daarnaast zijn ook hierbij alle bestanden te benaderen via internet, ook als de applicatie niet is geïnstalleerd. Het voordeel van deze oplossing is, dat je de bestanden ook beschikbaar kunt hebben als er geen verbinding is met internet.

Een wat andere insteek heeft Evernote. Deze oplossing is vooral bedoeld om gevonden informatie te ‘capturen’, bijv. een stuk tekst van een pagina op internet, e-mailberichten en andere notities. Zelf gebruik ik Evernote vooral om interessante pagina’s van internet te bewaren (rechtermuisknop, Add to Evernote en de tekst van de pagina is toegevoegd aan mijn ‘Evernote database’). Direct naar Evernote mailen en Twitteren is ook mogelijk. De source URL’s worden automatisch opgeslagen bij de ‘notes’, toevoegen van eigen tags is mogelijk en het aanmaken en delen van meerdere databases is mogelijk. Ook hierbij is alles via internet te raadplegen. Het voordeel van Evernote ten opzichte van het bewaren van alleen de URL’s is, dat je de informatie nog steeds beschikbaar hebt, ook als de webpagina of site niet meer bestaat.

De laatste, die ik hier maar kort wil noemen, omdat het wat minder is gericht op het samenwerken aan bestanden en meer op projectmanagement, is Basecamp, een van de oplossingen van 37signals. Voor projectmanagement werkt dit ideaal, zeker als er personen van buiten de organisatie bij betrokken zijn. De gratis versie staat maximaal één actief project toe en mist de mogelijkheid om bestanden toe te voegen. Als dat nodig is, is het de betaalde versie zeker waard.

Nog enkele aandachtspunten met betrekking tot het op deze manier samenwerken:

  • Zakelijke informatie moet uiteindelijk wel worden opgeslagen binnen bedrijfsnetwerk. Het risico bestaat dat ook belangrijke voorlopige en definitieve versies uiteindelijk alleen extern blijven staan en niet op de normale locatie binnen het bedrijfsnetwerk.
  • Vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging zitten best wel risico’s aan deze manier van werken. Het buiten het bedrijf krijgen van vertrouwelijke bedrijfs- en cliëntinformatie is hiermee best makkelijk geworden. Overigens moeten we dit niet overdrijven, want de meeste informatie kan ook via een USB-stick worden meegenomen en dat kan ook bijna overal.

Blokkeren om deze aandachtspunten moeten we dit soort dingen zeker niet in een kenniseconomie, waarin samenwerken op alle mogelijke manieren juist zo belangrijk is. Hierbij moet ik wel aantekenen, dat ik Dropbox van een heel andere orde vind dan Box.net, doordat de bestanden bij de eerste via de synchronisatie redelijk automatisch op niet beveiligde plaatsen terecht kunnen komen.

%d bloggers liken dit: