Geautomatiseerd verwerken van facturen (2)

Geautomatiseerd verwerken van facturen blijkt een ontwikkeling te zijn waar heel veel mogelijk is, maar wat ook behoorlijk veel zaken kent, waar de leveranciers tijdens gesprekken geen aandacht aan schenken en die toch zeker relevant zijn. Inmiddels heb ik van vier potentiële aanbieders een demo gehad en een voorstel hoe ze de oplossing voor onze organisatie in zouden vullen. Hierbij blijkt ook weer dat het vooraf definiëren van de eisen, wensen en randvoorwaarden bepaald geen overbodige luxe is. De oplossing die er in de demo het mooist uit zag, voldoet namelijk wel aan veel wensen, maar niet aan alle eisen.

Voor onze interne organisatie is het belangrijkste verschil tussen de geboden oplossingen de regelherkenning op facturen. Aangezien wij veel facturen verdelen over diverse kostenplaatsen, is dit een relevant punt om een hoog percentage te gaan scoren voor het automatisch verwerken. Bij alle aanbieders is te zien, dat ze in de markt van de grotere organisaties goed thuis zijn. Overigens was dit ook te merken aan de standaardkoppeling die bijna alle aanbieders hadden naar onze ERP applicatie.

In de accountancymarkt hebben we nog een uitdaging: geautomatiseerde verwerking van de administraties van cliënten. In tegenstelling tot onze interne organisatie met weinig administraties en relatief veel facturen per administratie praten we hier over veel administraties met relatief weinig facturen per administratie. Daarnaast moeten onze cliënten het naar keuze op papier of digitaal aan kunnen leveren en daar zit de grootste uitdaging, die we zeker op gaan lossen. Een voorbeeld van zaken om rekening mee te houden:

  • Cliënten ontvangen digitale facturen, die direct moeten kunnen worden doorgestuurd voor verwerking in hun administratie;
  • Of nog beter: wij bieden de cliënten een digitale facturenpostbus, waar ze hun leveranciers de facturen rechtstreeks heen kunnen laten sturen (maar hoe gaat het dan met de accordering van de facturen door de cliënt; nu krijgen we ze in de praktijk pas als de cliënt ze akkoord vindt);
  • Digitale facturen kunnen op dit moment zowel pdf- als xml-berichten zijn;
  • Cliënten scannen facturen van wisselende aantallen pagina’s in wisselende aantallen facturen per scanopdracht.

Voor kleine ondernemingen is er nog een andere oplossing, die in onlangs voor het eerst heb gezien: Yuki. Eigenlijk is dit een boekhoudpakket, waarin de gebruikers alleen nog maar documenten zien (facturen, bankafschriften, e.d.) en geen journaalposten. Hier hoop ik binnenkort nog een afzonderlijk stukje over te schrijven, want dat is het zeker waard.

Advertenties

Geautomatiseerd verwerken van facturen

Digitaal factureren is al een tijdje een hot item. Hierbij gaat het vrijwel altijd over het verzenden van facturen. Maar hoe zit het met het verwerken ervan, dus aan de ontvangende kant? Het lijkt me niet overdreven om te stellen, dat het daar momenteel meestal voor minder efficiency zorgt door twee processen naast elkaar (papier en digitaal) of dat de factuur daar ‘gewoon’ wordt geprint en op dezelfde manier wordt verwerkt als de facturen die op papier zijn ontvangen.

Mijn ervaring is, dat digitale facturen nogal eens worden verzonden in pdf-formaat, wat het gemakkelijk verwerken niet echt bevordert. Ook documenten uit een tekstverwerker of een spreadsheet komen voor, wat nog dramatischer is. Een gestandaardiseerd xml-bericht (bijv. UBL 2.0) ontbreekt vrijwel altijd, waardoor directe verwerking in de crediteurenadministratie niet kan.

Meestal wordt zo’n factuur daarom op de gebruikelijke manier handmatig geboekt. Om zo’n factuur te kunnen boeken in een financiële administratie heb je op z’n minst twee monitoren nodig als je de benodigde verwerkingstijd niet toe wilt laten nemen door eindeloos wisselen tussen de vensters met de factuur en de financiële applicatie.

Momenteel ben ik bezig om een oplossing te zoeken, waarmee beide factuurstromen kunnen worden gescand, herkend en automatisch geboekt in de crediteurenadministratie. De tijd dat alle facturen digitaal volgens standaarden worden uitgewisseld, ligt naar mijn idee nog wel een aantal jaren weg, dus tijd investeren in geautomatiseerde verwerking van papieren en pdf-facturen is zeker zinvol als dit op korte termijn gebeurt. Tot die tijd lijkt mij de beste oplossing het digitaliseren van alle facturen, die op papier binnen komen en het tot standaardproces verheffen van het verwerken van deze gedigitaliseerde stroom.

Inmiddels ben ik er wel achter, dat er goede oplossingen beschikbaar zijn om dit mogelijk te maken. Kostentechnisch lijkt het ook zeker interessant. Voor m’n vakantie hoop ik voor onze eigen organisatie nog een berekening hiervan te maken. De collega’s, die inkoopfacturen verwerken, hebben gedurende een maand precies geregistreerd hoeveel tijd ze daaraan kwijt zijn, dus een reële berekening gaat vast lukken.

Uitdagingen zijn er ook:

  • Hoe verwerken we pdf-bestanden, waarin meerdere facturen zijn opgenomen? Papieren facturen worden verwerkt met bijv. een barcodesticker, maar in pdf-bestanden kan dat uiteraard niet.
  • Hoe verwerken we facturen, die betrekking hebben op een langere periode (abonnementen, verzekeringen, e.d.) direct als transitorische post in de financiële administratie? Dit is van groot belang voor realistische exploitatieoverzichten.
  • Kan de digitale factuur worden opgeslagen in het dossier van de crediteur, zodat alle belanghebbende medewerkers er via de gebruikelijke applicatie bij kunnen zonder een extra archiefapplicatie te moeten gebruiken?
  • Kan de oplossing overweg met meerdere administraties? Als accountantskantoor willen we deze oplossing ook voor onze cliënten kunnen gebruiken, dus dit punt is van niet de onderschatten belang.

Als ik weet welke oplossing we gaan kiezen, hoop ik hier zeker nog een vervolg te plaatsen.

%d bloggers liken dit: