Real-time = Realistisch?

“Standard Business Reporting (SBR) zorgt ervoor, dat iedereen altijd actueel inzicht kan hebben in de financiële gang van zaken bij een onderneming.”, dat is zo ongeveer de samenvatting van een aantal opmerkingen die ik de afgelopen weken heb gelezen en gehoord. SBR zou dus de oplossing zijn van alle problemen met (tijdig) rapporteren.

Gelukkig kwamen deze opmerkingen niet allemaal zomaar uit de lucht vallen. Bij wat nader onderzoek, bleek namelijk dat een van degenen, die hierover een opmerking maakte, er vanuit ging, dat het op orde hebben van de bedrijfsprocessen en de informatievoorziening daaromheen er ook voor zou zorgen, dat rapporteren in SBR op elk moment mogelijk zou zijn.

Hoe mooi het idee ook is, toch denk ik dat de praktijk iets weerbarstiger is. In eerste instantie gaat het rapporteren in SBR voor het MKB alleen om de jaarrapportage naar debanken, de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst (de laatste in de vorm van de verkorte winstaangifte). Actuele informatie rapporteren in SBR komt pas daarna en zal waarschijnlijk als eerste gaan spelen richting de banken. Die verwachten dan toch een wat completere set gegevens dan alleen informatie vanuit de primaire bedrijfsprocessen. Om dan echt op elk moment te kunnen rapporteren, hebben we real-time inzicht nodig in alle gegevens, die nodig zijn om zo’n rapportageset te kunnen maken. Real-time is tegenwoordig een eis die vaak wordt gesteld aan managementinformatie, ook al zonder dat SBR in beeld was. Het lijkt zo simpel: computers zijn snel, transacties worden direct verwerkt, dus informatie is direct beschikbaar. Maar is het zo simpel als het lijkt? En hoe real-time moet informatie zijn om maximale waarde te hebben voor de gebruiker van de informatie?

Om met het laatste te beginnen: goed nadenken over de vraag hoe frequent en hoe snel informatie beschikbaar moet zijn, kan het stellen van zinloze eisen voorkomen. En het hierbij onderscheid maken tussen informatie, die dagelijks wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te sturen, en informatie die veel minder frequent nodig is om de gang van zaken te bewaken, is ook een belangrijke stap. Uit deze opmerkingen is al op te maken, dat het op elk moment een complete rapportageset in SBR op kunnen of willen leveren, in veel gevallen niet reëel is.

Een eenvoudig voorbeeld: als elke dag een rapportage moet kunnen worden opgeleverd, betekent dit ook dat alle kosten per dag moeten worden toegerekend om een betrouwbaar overzicht te geven. En dat is heel wat anders dan dagelijk inzicht hebben in alle belangrijke bedrijfsprocessen. Dat laatste is uitermate belangrijk, maar of het eerste dat ook is, betwijfel ik.

Samengevat komt het er gewoon op neer, dat we nog steeds zullen blijven rapporteren met een maximale frequentie van maandelijks. Real-time lijkt me niet zinvol, maar met een hogere frequentie rapporteren dan in de papieren wereld lijkt me heel waarschijnlijk. Dan moet wel de informatie continu op orde zijn en daar komt voor accountants vast weer mooi werk uit: “continuous auditing“. Want “garbage in = garbage out” geldt hierbij ook nog steeds en dat willen we uiteraard niet, want dan wordt de digitale rapportagewereld een achteruitgang ten opzichte van de papieren wereld.

Advertenties

(Nieuwe) programmatuur testen voor je softwareleverancier?!

Gisteren ben ik naar Afas geweest voor een bezoek aan het Quality Center om de nieuwe versie van Profit (2011), die medio dit jaar uit gaat komen, te beoordelen met onze eigen database. Afas biedt deze mogelijkheid al enkele jaren, maar tot nog toe was ik daar nooit geweest. Het voelde voor mij altijd een beetje als software testen voor je leverancier, terwijl je gewoon goede, geteste software verwacht. Daar betaal je toch elk jaar aanzienlijke onderhoudsbedragen voor?

Waarom testen voor je leverancier?
Tijdens de AFAS Open in november 2009 (zie eerdere blog) heb ik een aantal nieuwe ontwikkelingen gezien voor Profit 2011. Met name de verbeteringen in de gebruikersinterface, waar echt elke gebruiker van Profit mee te maken gaat krijgen, hebben me op andere gedachten gebracht voor wat het Quality Center betreft. Afas is gelukkig een softwareontwikkelaar, die zijn eigen software heel intensief gebruikt, maar hoe kan een softwareleverancier zulke wijzigingen goed doorvoeren zonder ook de mening van een flink aantal klanten, die de software dagelijks gebruiken, daarin mee te nemen? De medewerkers van Afas zelf zijn in mijn ogen toch gebruikers van Profit met een bovengemiddelde kennis van de software en dus niet helemaal representatief om ontwikkelingen aan af te meten.

Wensen indienen
De mogelijkheid om via de afdeling support wensen voor verbeteringen in te sturen, gebruiken wij best vaak. In de nieuwe versie wordt een behoorlijk aantal wensen m.b.t. de eigenschappenschermen en wizard gerealiseerd, die snel efficiënt werken met Profit weer een stuk verbeteren. Vooral het gebruik van sneltoetsen voor veelgebruikte functies wordt stukken beter. Juist omdat hierin zoveel wensen van ons (en vele anderen) worden gerealiseerd, heb ik nu toch een keer de tijd genomen om naar Leusden te gaan en er zelf mee aan de slag te gaan.

Nu ook de beheerderskant in beeld
Na een korte introductie door Hugo Wijntjes werd mij als eerste gevraagd om een aantal acties uit te voeren in de managementtool, een onderdeel voor beheerders in Profit waar het aanmaken van vrije velden en tabbladen wordt geregeld. Met dat onderdeel heb ik redelijk wat ervaring (het leverde me zelfs de kwalificatie ‘expert’ op), maar toch kwamen er tijdens het uitvoeren van die acties nog wel wat ideeën voor verbetering boven water, zowel bij mij als bij Hugo, die toch al heel wat klanten deze acties uit had zien voeren.

Na het invullen van een korte vragenlijst over deze managementtool werd mij gevraagd om een opzet te schetsen voor de managementtool, zoals deze er volgens mij idealiter uit zou moeten zien. Door het stellen van deze zelfde vragen aan tientallen gebruikers van Profit hoopt Afas de software zo gebruikersvriendelijk te maken en te houden. Na het doornemen van mijn ideeën hierover werd het tijd om aan de slag te gaan met Profit 2011.

Nieuwe versie: Profit 2011
De rest van mijn beschikbare tijd heb ik besteed om in de nieuwe versie de wijzigingen in de gebruikersinterface goed door te nemen aan de hand van een aantal dingen, waar mijn collega’s en ik elke dag mee te maken hebben. De eerste indruk was heel goed, maar het verzinnen van een aantal dingen, dat nog beter kan, lukte toch ook nog zonder moeite. Vaak zijn dit kleine dingen, die niet echt cruciaal zijn, maar die het werken met een programma nog best wat prettiger kunnen maken. Dit leverde mij in elk geval het gevoel op, dat ik daar zeker niet voor niets ben geweest :-). Nu maar hopen dat ze er ook nog wat mee doen.

Bijkomstige voordelen
Naast het beoordelen van de genoemde wijzigingen had mijn bezoek nog een paar redenen:

  • Ontwikkelingen vooraf in kunnen schatten: hoeveel invloed heeft een nieuwe versie op het dagelijkse gebruik van de software?
  • Verbeteringen kunnen in een ontwikkelstadium nog makkelijker worden doorgevoerd dan wanneer iedereen de software al gebruikt. Hopelijk worden m’n opmerkingen daarom nog verwerkt.
  • Een inschatting kunnen maken van de omvang van de werkzaamheden met betrekking tot de conversie. De vorige conversie heeft behoorlijk wat werk opgeleverd, dus daarom was ik wel erg benieuwd naar de komende conversie.
  • In verband met mijn bezoek aan het Quality Center heb ik enkele dagen vooraf een kopie van onze database aangeleverd. Deze is nu na een paar pogingen door de databaseconversie heen gerold, dus dat is voor mij wel een prettig idee.

Volgende keer weer
Als ik wat tijd vrij kan maken, hoop ik over een tijdje, als er een testbare versie van de klantenportalfunctionaliteit beschikbaar is, nog een keer naar Leusden te rijden. Dat kost uiteraard tijd, maar levert ook tijd op, doordat ik dan met zo concreet mogelijk informatie kan werken bij de verdere voorbereidingen voor de implementatie hiervan.

Verslag AFAS Open 2009 Accountancy

Gisteren ben ik samen met een paar collega’s naar de AFAS Open 2009 Accountancy geweest, de jaarlijkse gebruikersdag van AFAS. In deze blog wil ik wil ik een korte indruk geven hoe ik die dag heb ervaren.

Kort verslag
Het eerste deel was een openingssessie, waarin Piet Mars zijn visie op o.a. de recessie en MVO uiteenzette. In zijn visie op de recessie kan ik me aardig vinden, met MVO heb ik wat minder. Dat wil niet zeggen, dat ik duurzaamheid niet belangrijk vind (daarover later nog een keer meer), maar in mijn beleving is MVO vaak een samenvatting van allerlei zaken, die financieel of operationeel gunstig uitpakken en waar vervolgens ook nog een etiket op wordt geplakt met deze drie letters. Ik wil AFAS er zeker niet van beschuldigen, dat het daar zo werkt, want er werden veel goede dingen getoond, maar ik heb er om deze reden gewoon niet zo veel mee. De benaming duurzaamheid vind ik beter en heeft in mijn ogen en oren een minder marketingachtige uitstraling.

Hierna was Bas van der Veldt aan de beurt met eerst zijn visie op de toekomst van Profit en het gebruik ervan en een indruk van de verbeterde algemene functionaliteit in Profit 2011. Hierbij ligt duidelijk de nadruk op verbetering en vereenvoudiging van alle functionaliteit, die Profit al heeft en die door heel veel klanten maar beperkt wordt gebruikt. In de interface komen een behoorlijk aantal verbeteringen, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt om nog veel meer met het toetsenbord te doen en dus minder met de muis. Vooral voor de intensieve gebruiker van Profit, waar ik me zelf onder reken, levert dit best wel tijd op en werkt het gewoon veel prettiger. Ook de bijna 100% conversie, die is beloofd, lijkt me wel wat na de ervaringen van vorig jaar met de conversie van Profit 2005 naar 2008. Die is wel goed verlopen, maar kostte behoorlijk veel tijd.

Na de lunch waren de productmanagers HRM/Payroll en Accountancy aan de beurt. Zij gaven ons een goed overzicht van de functionele wijzigingen, verbeteringen en uitbreidingen, die ons te wachten staan. Die ga ik hier verder niet noemen, maar zagen er gewoon goed uit. In de loop van de middag kwamen er ook diverse zaken langs, die als wens van o.a. onze organisatie waren gerealiseerd, zowel naar aanleiding van ingediende supportincidenten als van de inspraaksessies in het voorjaar. Beide presentaties waren het beluisteren waard en beloofden veel goeds voor het komende jaar.

Wet van de remmende voorsprong
Een van de belangrijke ontwikkelingen in Profit is Profit 2Gether, het klantenportal, dat medio 2010 beschikbaar zal komen. Een terechte opmerking, die diverse keren werd gemaakt, is dat de interne organisatie eerst op orde moet zijn (horizontale ketenintegratie), voordat de contacten met de klant op deze manier kunnen gaan verlopen (verticale ketenintegratie). Het is alleen jammer, dat wij nu te maken krijgen met de wet van de remmende voorsprong: wij zijn intern in de organisatie namelijk al zo ver met de interne processen, dat we een klantportal op een zinvolle manier in kunnen zetten en ook graag in willen gaan zetten, maar AFAS is nog niet zover. Doordat weinig Profit-gebruikers zo ver zijn en AFAS alleen ontwikkelt, waar voldoende klanten om vragen, is het beschikbaar komen van dit klantenportal diverse malen uitgesteld. Nu komt het er dan gelukkig aan, maar AFAS moet wel oppassen om zijn klanten niet te veel de les te lezen, terwijl AFAS zelf de oplossingen nog niet beschikbaar heeft doordat de planning een paar keer is bijgesteld.

Dit laatste punt geldt ook voor de koppeling tussen AFAS Profit en CaseWare, die voor accountantskantoren erg praktisch is. Wij zijn daar al diverse keren mee aan het testen geweest, maar als het koppelen van een CaseWare-dossier aan een Organisatie in AFAS Profit CRM ongeveer een uur duurt, gaan we daar echt niet aan beginnen. Naar mijn mening wordt dit overigens veroorzaakt door de technische structuur van CaseWare en kan AFAS hier niet zo veel aan doen, maar dan moet ook niet worden benadrukt dat we dit echt moeten gaan gebruiken.

Deze twee kritiekpunten doen wat mij betreft verder niets af aan alle goede ontwikkelingen binnen Profit, maar het is wel jammer dat we dit soort mooie functionaliteiten (nog) niet kunnen gebruiken, doordat ze (net) niet af zijn. Het thema van de AFAS Open was “Profit More” en dat lijkt zeker waar te gaan worden.

Toekomst
Alles bij elkaar zie ik de nieuwe versie van Profit graag komen. Gezien het soort en aantal functionele verbeteringen wel jammer, dat het nog een half jaar duurt voor de eerste versie van Profit 2011 beschikbaar komt :-). Maar beter iets later en goed, dan eerder en bewerkelijker, dus dat hebben we er wel voor over. ‘k Heb zojuist gelijk maar een verzoek ingediend om in januari 2010 een keer naar het AFAS Quality Center te gaan om zelf Profit 2011 te gaan testen met een kopie van onze eigen database. Dan kan ik toch vast een keer zelf ervaren hoe het gaat werken. ‘k Ben benieuwd of dat in januari al kan.

%d bloggers liken dit: