Wachten of informatie of gewoon zelf gaan halen?

Wie kent het gevoel niet steeds meer informatie te moeten verwerken, dat ook daadwerkelijk te doen en toch nog regelmatig het idee te hebben, belangrijke dingen te missen? Ik kom regelmatig mensen tegen, die mij vragen, hoe ik hier mee om ga. Zelf heb ik dit gevoel ook echt wel eens, maar gelukkig niet zo vaak. Daarom ga ik er toch een blog aan wagen.

Een van de feiten rondom kenniswerk is het in grote hoeveelheden beschikbaar zijn van informatie. In plaats van de periodiek verschijnende vakbladen aan het begin van deze eeuw komt er nu dagelijks een veelvoud aan informatie beschikbaar, meestal nog gratis ook en kwalitatief hoeft het zeker niet minder te zijn.

Dit heeft grote voordelen, maar je moet wel zelf aan de slag om de informatie te halen. Waar je vroeger (klinkt verder weg dan het is) een abonnement op een vakblad nam of een ander vakblad uitzocht als je functie wijzigde, moet je nu al die andere informatie zelf opzoeken. Als alle beschikbare informatie bij je zou worden gebracht, wordt je er ook niet gelukkig van en stop je waarschijnlijk acuut om ook nog maar iets te lezen.

Een paar ideeën om aan de juiste informatie te komen, zonder te verdrinken in de hoeveelheid:

Doel
Stel voor jezelf vast van welke onderwerpen, vakgebieden, ontwikkelingen, enz., je op de hoogte wilt blijven. Beperk dit niet teveel, maar maak wel onderscheid tussen zaken, waarbij hoofdlijnen voldoende zijn en zaken, die je redelijk gedetaillerd wilt of zelfs moet volgen. Het op deze manier bepalen van je focus helpt je om enerzijds je informatiebronnen te zoeken en anderzijds de informatie sneller te filteren op relevantie.

Zoeken naar informatie
Als er iets dynamisch is in het kennistijdperk van nu, zijn het de beschikbare informatiebronnen. Het zoeken naar de juiste informatie is daardoor een steeds veranderend onderdeel van je werk, doordat er telkens nieuwe bronnen bij komen. Zomaar een paar ontwikkelingen van de laatste paar jaar, die je kunnen helpen:

  • RSS feeds: op vrijwel elke website zijn RSS feeds te vinden, waarmee je via een RSS reader heel makkelijk actuele informatie kunt verzamelen, zonder telkens al die websites na te gaan zoeken. Dit is een momenteel een van de makkelijkste manieren om informatie van heel veel websites bij te houden zonder er veel werk aan te hebben. Erg handig hiervoor is bijv. Netvibes (of een voorbeeld, zoals ik het gebruik).
  • Blogs: op blogs wordt praktijkinformatie gedeeld door mensen, die zo gek zijn van hun werk, vak, hobby of wat dan ook, dat ze de moeite nemen om die informatie ook nog eens gratis beschikbaar te stellen. Vaak is dit betrouwbaarder dan de marketingteksten op officiële websites van bedrijven.
  • Twitter: door de juiste mensen te volgen op Twitter kun je redelijk eenvoudig aan allerlei relevante actuele informatie komen. Deze mogelijkheid kost geen geld, weinig tijd en levert genoeg op. Tip: kijk ook eens, wie degenen volgen, die jij volgt.
  • LinkedIn: als je je netwerk op LinkedIn op de juiste manier onderhoudt, dus bijv. voldoende geven en niet alleen nemen, heb je ongemerkt vaak heel veel mensen, die misschien wel de informatie hebben, die je nodig hebt. Je moet wel durven vragen, maar ga er van uit, dat mensen graag informatie delen op onderwerpen, waar ze veel van weten. En stel vragen ook via de “Discussions” bij relevante “Groups”.

Wees verder zelf selectief: informatie via digitale media, die later wordt gevolgd door informatie op papier, is niet zo zinvol. Maak dan een keuze: papier kan ook een mooie bundeling zijn van informatie, die anders in veel kleine stukjes komt. Het ligt er maar net aan, hoe actueel iets moet zijn.

Wachten tot informatie wordt gebracht, werkt niet meer
Als je wacht tot informatie bij je wordt gebracht, loop je binnen korte tijd redelijk ver achter, denk ik. Formele informatie wordt via de (nog) bestaande vakbladen als het van buiten de organisatie komt of via nieuwsbrieven, cursussen of handboeken als het interne informatie binnen de organisatie betreft, op een gegeven moment wel gebracht, maar dat lijkt mij niet voldoende meer als je geen ‘grijze muis’ wilt zijn of worden.

Van de andere kant gezien: informatie brengen wordt ook redelijk onmogelijk, doordat er zoveel is, dat je niet meer weet wat je bij wie zou moeten brengen. Dit geldt uiteraard niet voor de verplichte kost binnen een organisatie, zoals ik hiervoor al heb genoemd: dat moet iedereen binnen de duidelijk bekende doelgroep gewoon krijgen en weten.

Informatie brengen: afstemmen op je doelgroep
De ervaring, die ik zelf heb bij informatie die wordt gebracht (zowel vanuit de organisatie als van daarbuiten), is dat het vaak niet is afgestemd op de doelgroep. Er is dan bijv. een algemene nieuwsbrief, waar elke ontvanger in moet gaan zoeken wat voor hem/haar van belang is. Het aangeven van voorkeuren is dan ook niet mogelijk. Volgens mij is dit een ideale manier om te zorgen, dat zo’n nieuwsbrief niet wordt gelezen.

Tenslotte
Ga aan de slag! De enige manier om de informatie te krijgen, die je relevant vindt en dus niet meer of minder, is gewoon aan de slag gaan. Dit lijkt misschien lastig, maar valt best mee. Niet beginnen is in elk geval vroeg of laat verdrinken in de informatie. Als je je bronnen goed verzamelt, kijk je ook wel zo ver vooruit, dat het niet zo erg is als je een keer wat mist. Belangrijke dingen kom je echt nog wel vaker tegen.

Advertenties

Wikinomics en meer

Inmiddels is de vakantie al weer voltooid verleden tijd, dus weer eens tijd voor een nieuw bericht. Voor mij nog maar geen Het nieuwe vakantievieren en gewoon lekker weg, zonder aan m’n werk te denken en dat is dit jaar prima gelukt. Dankzij Getting Things Done met een heerlijk opgeruimd gevoel op vakantie en na de vakantie in één dag alle mail en post van de hele vakantie wegwerken lijkt me toch geen slechte score. Volgens De Nationale Mailindex was het in elk geval een behoorlijk goed resultaat.

In de vakantie heb ik dan m’n werk wel thuis gelaten, maar als leesvoer had ik o.a. Wikinomics meegenomen. Dat heb ik inmiddels dan ook voor een behoorlijk stuk gelezen en heeft me weer genoeg gegeven om over na te denken. In een toch wel redelijk conservatieve branche als de accountancy behoren twee belangrijke punten, die telkens weer opduiken in dat boek, niet echt tot de dagelijkse routine: innovatie op alle mogelijke manieren en het op vrijwillige basis delen van actuele kennis en informatie, zowel binnen als buiten de eigen organisatie. In een interview tijdens een congres in juni was een van de auteurs van dit boek, Don Tapscott, zelfs van mening dat de huidige economische crisis geen recessie is, maar de overgang naar een netwerksamenleving.

In veel bedrijven, die ik ken, worden allerlei nieuwe mogelijkheden (Hyves, LinkedIn, Twitter, Facebook, blogs, enz.) nog niet echt als zinvol gezien en dus gebruikt, maar eerder met argusogen bekeken als zijnde onveilig. En dat terwijl een toenemend deel van de collega’s hiermee is opgegroeid en niet beter weet als het op deze manier communiceren. En hoeveel (potentiële) klanten en collega’s zijn hier misschien wel te vinden? Of omgekeerd: welke potentiële collega is hier nu niet te vinden? Nog best wel een weg te gaan, denk ik, maar wel een heel boeiende weg. Om eerlijk te zijn: van de meeste dingen zie ik echt de zin wel in, maar van Twitter kan ik dat nog niet zo ontdekken (of zou dat komen doordat ik zelf nog niet Twitter?). Tijd voor een ‘social networking strategie’, maar dan wel heeeeel snel, anders is het al weer achterhaald voor we er over hebben nagedacht en er wat mee hebben gedaan.

Wat me overigens wel opvalt op bijv. LinkedIn, is het relatief geringe gebruik van veel functies, zoals bijv. de Discussions en News. In veel groepen zie je alleen wat discussies en nieuws gepubliceerd door de eigenaar/beheerder van de groep en gebeurt er verder niet veel, alle goede bedoelingen ten spijt. Blijkbaar worden veel mensen toch lid van die groepen zonder te willen nadenken over dingen die er echt toe doen en waar de groep voor is aangemaakt.

Tot slot nog een leuke ervaring van vorige week als het gaat om kennis delen: voor een van de twee belangrijke applicaties, die worden gebruikt binnen de organisatie, waar ik werk, zijn er per vestiging één of twee ‘key users’. Enkele keren per jaar hebben we een overleg met deze groep, zo ook vorige week. Die dag was bedoeld als cursusdag, maar om die dag zinvol te besteden, was het eerste agendapunt een brainstormsessie over wat we zouden moeten doen om onze cliënten nog beter van dienst te zijn en op welke manier we de bewuste applicatie en bijbehorende interne processen daar zo goed mogelijk voor kunnen inrichten en gebruiken. Van alle ideeën kon een behoorlijk deel heel snel worden gerealiseerd, doordat een of meer van de collega’s zich daar al eens in had verdiept. Doordat we voor het vastleggen en delen van al dit soort ideeën tot voor kort geen geschikt medium hadden, is er nooit iets gedaan met al die ideeën. Hier hebben we inmiddels uiteraard verandering in gebracht! En dat is nog maar het begin.

Uitbreiding intranet

Gisteren heb ik een eerste concept gereed gemaakt voor een uitbreiding op ons intranet. Technisch misschien niet bijzonder meer, maar een accountantsorganisatie waar steeds meer vraag is naar zo’n oplossing ter ondersteuning van vaktechnische commissies en kennisgroepen is naar mijn idee toch nog niet zo heel gangbaar. Vooral niet omdat deze zelfde commissies en kennisgroepen het alleenrecht op het publiceren van kennis kwijt raken: iedereen mag namelijk gaan laten zien wat hij/zij weet en de gebruiker er van bepaalt hoeveel waarde hij er aan hecht.

De gekozen opzet voor het intranet heeft de volgende onderdelen:

  • Knowledge Base / Wiki t.b.v. kennisdocumenten
  • Persoonlijke profielen van alle medewerkers, die de medewerkers zelf beheren
  • Discussieforums
  • Weblogs

Niet echt wereldschokkend, maar door de samenhang hierin verwachten we wel dat we alle beschikbare informatie beter terug kunnen gaan vinden en dus beter gaan gebruiken. De vraag hiernaar bestaat al langere tijd, dus het initiatief hoefde niet vanuit de hoek van de ICT te komen. Ook is de drempel er uit, dat alleen bepaalde medewerkers kunnen publiceren na bespreking/goedkeuring/enz. Best leuk!

Na redelijk uitgebreid zoeken, hebben we voor dit concept gekozen voor een oplossing op basis van Sharepoint. Die oplossing voldoet en is voor ons praktisch, omdat we in onze infrastructuur alleen Windows als besturingssysteem gebruiken. Uiteindelijk gaat het om de kennis, die wordt gedeeld en gebruikt, dus technisch hebben we een standaardoplossing gekozen.

En nu maar lekker aan de slag om het concept verder uit te werken naar een definitief geheel, voor zover zoiets definitief zou kunnen worden natuurlijk.

%d bloggers liken dit: