Real-time = Realistisch?

“Standard Business Reporting (SBR) zorgt ervoor, dat iedereen altijd actueel inzicht kan hebben in de financiële gang van zaken bij een onderneming.”, dat is zo ongeveer de samenvatting van een aantal opmerkingen die ik de afgelopen weken heb gelezen en gehoord. SBR zou dus de oplossing zijn van alle problemen met (tijdig) rapporteren.

Gelukkig kwamen deze opmerkingen niet allemaal zomaar uit de lucht vallen. Bij wat nader onderzoek, bleek namelijk dat een van degenen, die hierover een opmerking maakte, er vanuit ging, dat het op orde hebben van de bedrijfsprocessen en de informatievoorziening daaromheen er ook voor zou zorgen, dat rapporteren in SBR op elk moment mogelijk zou zijn.

Hoe mooi het idee ook is, toch denk ik dat de praktijk iets weerbarstiger is. In eerste instantie gaat het rapporteren in SBR voor het MKB alleen om de jaarrapportage naar debanken, de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst (de laatste in de vorm van de verkorte winstaangifte). Actuele informatie rapporteren in SBR komt pas daarna en zal waarschijnlijk als eerste gaan spelen richting de banken. Die verwachten dan toch een wat completere set gegevens dan alleen informatie vanuit de primaire bedrijfsprocessen. Om dan echt op elk moment te kunnen rapporteren, hebben we real-time inzicht nodig in alle gegevens, die nodig zijn om zo’n rapportageset te kunnen maken. Real-time is tegenwoordig een eis die vaak wordt gesteld aan managementinformatie, ook al zonder dat SBR in beeld was. Het lijkt zo simpel: computers zijn snel, transacties worden direct verwerkt, dus informatie is direct beschikbaar. Maar is het zo simpel als het lijkt? En hoe real-time moet informatie zijn om maximale waarde te hebben voor de gebruiker van de informatie?

Om met het laatste te beginnen: goed nadenken over de vraag hoe frequent en hoe snel informatie beschikbaar moet zijn, kan het stellen van zinloze eisen voorkomen. En het hierbij onderscheid maken tussen informatie, die dagelijks wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te sturen, en informatie die veel minder frequent nodig is om de gang van zaken te bewaken, is ook een belangrijke stap. Uit deze opmerkingen is al op te maken, dat het op elk moment een complete rapportageset in SBR op kunnen of willen leveren, in veel gevallen niet reëel is.

Een eenvoudig voorbeeld: als elke dag een rapportage moet kunnen worden opgeleverd, betekent dit ook dat alle kosten per dag moeten worden toegerekend om een betrouwbaar overzicht te geven. En dat is heel wat anders dan dagelijk inzicht hebben in alle belangrijke bedrijfsprocessen. Dat laatste is uitermate belangrijk, maar of het eerste dat ook is, betwijfel ik.

Samengevat komt het er gewoon op neer, dat we nog steeds zullen blijven rapporteren met een maximale frequentie van maandelijks. Real-time lijkt me niet zinvol, maar met een hogere frequentie rapporteren dan in de papieren wereld lijkt me heel waarschijnlijk. Dan moet wel de informatie continu op orde zijn en daar komt voor accountants vast weer mooi werk uit: “continuous auditing“. Want “garbage in = garbage out” geldt hierbij ook nog steeds en dat willen we uiteraard niet, want dan wordt de digitale rapportagewereld een achteruitgang ten opzichte van de papieren wereld.

Advertenties

Wachten of informatie of gewoon zelf gaan halen?

Wie kent het gevoel niet steeds meer informatie te moeten verwerken, dat ook daadwerkelijk te doen en toch nog regelmatig het idee te hebben, belangrijke dingen te missen? Ik kom regelmatig mensen tegen, die mij vragen, hoe ik hier mee om ga. Zelf heb ik dit gevoel ook echt wel eens, maar gelukkig niet zo vaak. Daarom ga ik er toch een blog aan wagen.

Een van de feiten rondom kenniswerk is het in grote hoeveelheden beschikbaar zijn van informatie. In plaats van de periodiek verschijnende vakbladen aan het begin van deze eeuw komt er nu dagelijks een veelvoud aan informatie beschikbaar, meestal nog gratis ook en kwalitatief hoeft het zeker niet minder te zijn.

Dit heeft grote voordelen, maar je moet wel zelf aan de slag om de informatie te halen. Waar je vroeger (klinkt verder weg dan het is) een abonnement op een vakblad nam of een ander vakblad uitzocht als je functie wijzigde, moet je nu al die andere informatie zelf opzoeken. Als alle beschikbare informatie bij je zou worden gebracht, wordt je er ook niet gelukkig van en stop je waarschijnlijk acuut om ook nog maar iets te lezen.

Een paar ideeën om aan de juiste informatie te komen, zonder te verdrinken in de hoeveelheid:

Doel
Stel voor jezelf vast van welke onderwerpen, vakgebieden, ontwikkelingen, enz., je op de hoogte wilt blijven. Beperk dit niet teveel, maar maak wel onderscheid tussen zaken, waarbij hoofdlijnen voldoende zijn en zaken, die je redelijk gedetaillerd wilt of zelfs moet volgen. Het op deze manier bepalen van je focus helpt je om enerzijds je informatiebronnen te zoeken en anderzijds de informatie sneller te filteren op relevantie.

Zoeken naar informatie
Als er iets dynamisch is in het kennistijdperk van nu, zijn het de beschikbare informatiebronnen. Het zoeken naar de juiste informatie is daardoor een steeds veranderend onderdeel van je werk, doordat er telkens nieuwe bronnen bij komen. Zomaar een paar ontwikkelingen van de laatste paar jaar, die je kunnen helpen:

  • RSS feeds: op vrijwel elke website zijn RSS feeds te vinden, waarmee je via een RSS reader heel makkelijk actuele informatie kunt verzamelen, zonder telkens al die websites na te gaan zoeken. Dit is een momenteel een van de makkelijkste manieren om informatie van heel veel websites bij te houden zonder er veel werk aan te hebben. Erg handig hiervoor is bijv. Netvibes (of een voorbeeld, zoals ik het gebruik).
  • Blogs: op blogs wordt praktijkinformatie gedeeld door mensen, die zo gek zijn van hun werk, vak, hobby of wat dan ook, dat ze de moeite nemen om die informatie ook nog eens gratis beschikbaar te stellen. Vaak is dit betrouwbaarder dan de marketingteksten op officiële websites van bedrijven.
  • Twitter: door de juiste mensen te volgen op Twitter kun je redelijk eenvoudig aan allerlei relevante actuele informatie komen. Deze mogelijkheid kost geen geld, weinig tijd en levert genoeg op. Tip: kijk ook eens, wie degenen volgen, die jij volgt.
  • LinkedIn: als je je netwerk op LinkedIn op de juiste manier onderhoudt, dus bijv. voldoende geven en niet alleen nemen, heb je ongemerkt vaak heel veel mensen, die misschien wel de informatie hebben, die je nodig hebt. Je moet wel durven vragen, maar ga er van uit, dat mensen graag informatie delen op onderwerpen, waar ze veel van weten. En stel vragen ook via de “Discussions” bij relevante “Groups”.

Wees verder zelf selectief: informatie via digitale media, die later wordt gevolgd door informatie op papier, is niet zo zinvol. Maak dan een keuze: papier kan ook een mooie bundeling zijn van informatie, die anders in veel kleine stukjes komt. Het ligt er maar net aan, hoe actueel iets moet zijn.

Wachten tot informatie wordt gebracht, werkt niet meer
Als je wacht tot informatie bij je wordt gebracht, loop je binnen korte tijd redelijk ver achter, denk ik. Formele informatie wordt via de (nog) bestaande vakbladen als het van buiten de organisatie komt of via nieuwsbrieven, cursussen of handboeken als het interne informatie binnen de organisatie betreft, op een gegeven moment wel gebracht, maar dat lijkt mij niet voldoende meer als je geen ‘grijze muis’ wilt zijn of worden.

Van de andere kant gezien: informatie brengen wordt ook redelijk onmogelijk, doordat er zoveel is, dat je niet meer weet wat je bij wie zou moeten brengen. Dit geldt uiteraard niet voor de verplichte kost binnen een organisatie, zoals ik hiervoor al heb genoemd: dat moet iedereen binnen de duidelijk bekende doelgroep gewoon krijgen en weten.

Informatie brengen: afstemmen op je doelgroep
De ervaring, die ik zelf heb bij informatie die wordt gebracht (zowel vanuit de organisatie als van daarbuiten), is dat het vaak niet is afgestemd op de doelgroep. Er is dan bijv. een algemene nieuwsbrief, waar elke ontvanger in moet gaan zoeken wat voor hem/haar van belang is. Het aangeven van voorkeuren is dan ook niet mogelijk. Volgens mij is dit een ideale manier om te zorgen, dat zo’n nieuwsbrief niet wordt gelezen.

Tenslotte
Ga aan de slag! De enige manier om de informatie te krijgen, die je relevant vindt en dus niet meer of minder, is gewoon aan de slag gaan. Dit lijkt misschien lastig, maar valt best mee. Niet beginnen is in elk geval vroeg of laat verdrinken in de informatie. Als je je bronnen goed verzamelt, kijk je ook wel zo ver vooruit, dat het niet zo erg is als je een keer wat mist. Belangrijke dingen kom je echt nog wel vaker tegen.

%d bloggers liken dit: